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In der Spendenerfassung können alle an die Feuerwehr eingegangenen Spenden erfasst werden. Hier muss lediglich zuerst unterschieden werden, ob die Spendenerfassung mittels syBOS erfolgt oder über eine andere Plattform abgewickelt wird. Die Spendenerfassung im syBOS dient dazu, die über ein Jahr angesammelten Spendenbelege gesamt an das Finanzamt übermitteln zu können. Die Zahlungen des Vorjahres müssen bis spätestens Ende Februar an das Finanzamt übermittelt werden.
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! ACHTUNG - Bitte beachten, falls noch eine Freischaltung durch das BMI erfolgen muss, die Bearbeitung der Anträge dauert in etwa eine Woche!
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In der Spendenerfassung können alle an die Feuerwehr eingegangenen Spenden erfasst werden. Hier muss lediglich zuerst unterschieden werden, ob die Spendenerfassung mittels syBOS erfolgt oder über eine andere Plattform abgewickelt wird. Die Spendenerfassung im syBOS dient dazu, die über ein Jahr angesammelten Spendenbelege gesamt an das Finanzamt übermitteln zu können.
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[[Datei:SyBOS Spendenerfassung Einstellungen New.png|400px|mini|rechts]]
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung Einstellungen New.png|400px|mini|rechts]]
* Über <strong>Finanzen → Spendenerfassung</strong> einsteigen.
* Über <strong>Finanzen → Spendenerfassung</strong> einsteigen.
* Beim Schraubenschlüssel [[Datei:SyBOS Schraubenschluessel.gif|20px|link=]] die Verwendung der Spendenerfassung im syBOS bestätigen, erst dann können die Spenden erfasst werden. **Achtung:** Es können nur über eine Plattform (syBOS, ÖBFV, Finanz Online) gleichzeitig Spenden an das BMF gemeldet werden. Ein Wechsel ist unterjährig nicht möglich.
* Beim Schraubenschlüssel [[Datei:SyBOS Schraubenschluessel.gif|20px|link=]] die Verwendung der Spendenerfassung im syBOS bestätigen, erst dann können die Spenden erfasst werden.
** '''Spendenerfassung in syBOS aktivieren:''' Ja oder Nein
** '''Achtung:''' Es können nur über eine Plattform (syBOS, ÖBFV, Finanz Online) Spenden an das BMF gemeldet werden. Ein Wechsel ist unterjährig nicht möglich!
* Die Akivierung hat folgenden Hintergrund (nachfolgende Beschreibung ist der Website des Bundesministerium für Finanzen entnommen): Um den Datenschutz zu gewährleisten ist es erforderlich, dass der Name verschlüsselt wird und die Übermittlung auf einem sicheren Weg erfolgt. Daher ist vorgesehen, dass die Übermittlung nur in FinanzOnline zu erfolgen hat und aus dem Namen das so genannte '''v'''erschlüsselte '''b'''ereichsspezifische '''P'''ersonen'''K'''ennzeichen '''S'''teuer und '''A'''bgaben (kurz: '''vbPK SA''') ermittelt wird.
* Die Akivierung hat folgenden Hintergrund (nachfolgende Beschreibung ist der Website des Bundesministerium für Finanzen entnommen): Um den Datenschutz zu gewährleisten ist es erforderlich, dass der Name verschlüsselt wird und die Übermittlung auf einem sicheren Weg erfolgt. Daher ist vorgesehen, dass die Übermittlung nur in FinanzOnline zu erfolgen hat und aus dem Namen das so genannte '''v'''erschlüsselte '''b'''ereichsspezifische '''P'''ersonen'''K'''ennzeichen '''S'''teuer und '''A'''bgaben (kurz: '''vbPK SA''') ermittelt wird.
* Die Ordnungsnummer wird vom Landes-Feuerwehrverband beim BMF abgefragt und für die Feuerwehren eingetragen.
* Die Steuernummer der Feuerwehr muss vor der Übermittlung in den Einstellungen gespeichert werden (Abfrage aus FinanzOnline - muss durch die Feuerwehr erfolgen!).
* Die Steuernummer der Feuerwehr muss vor der Übermittlung in den Einstellungen gespeichert werden (Abfrage aus FinanzOnline - muss durch die Feuerwehr erfolgen!).
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! HINWEIS - Will eine Feuerwehr syBOS zur Spendenerfassung verwenden, bitte uns über ein [[Ticket schreiben|Ticket]] bescheidgeben, damit wir diese Information an das BMI weiterleiten können! ACHTUNG - Es kann mehrere Werktage nach der Weiterleitung dauern, bis die Feuerwehr beim BMI aktiviert wurde, deshalb bitte die Freischaltung rechtzeitig beantragen (am vorletzten bzw. letzten Tag der Frist ist dies zu spät)!
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== Spendenbeleg drucken ==
== Spenden kopieren ==
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung beleg kopieren.png|400px|mini|rechts]]
Es gibt ebenfalls die Möglichkeit, einzelne Spenden oder auch alle markierten Spenden zu kopieren.
* Zum Kopieren einzelner Spenden, in der Übersichtsliste auf das Kopier-Symbol [[Datei:SyBOS Copy symbol.png|20px|link=|top]] klicken.
** Im Anschluss wird ein Fenster mit bereits vorausgefüllten Feldern geöffnet, in dem nur mehr der Betrag eingetragen werden muss.
** Im Anschluss wie unten beschrieben, die Spenden freigeben.
* Will man alle Spenden einer Seite kopieren, so können links unten mit einem Klick auf '''alle markieren''', alle Einträge ausgewählt werden.
** Anschließend links oben auf '''Funktion wählen [[Datei:SyBOS Funktion waehlen.gif|20px|link=|top]] → Auswahl kopieren''' klicken.
** Es wird ein Fenster geöffnet, in dem alle ausgewählten Einträge aufgelistet werden.
** Hier können dann das Datum und der Betrag angepasst werden.
** Mit einem Klick auf '''kopieren''', werden diese dann gespeichert.
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== Spendenbeleg drucken/freigeben ==
=== Spendenbelge einzeln drucken ===
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung Drucken.png|400px|mini|rechts]]
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung Drucken.png|400px|mini|rechts]]
* Nachdem der Beleg gespeichert wurde, erscheint links oben <strong>Funktion wählen</strong> [[Datei:SyBOS Funktion waehlen.gif|20px|link=|top]].
* Nachdem der Beleg gespeichert wurde, erscheint links oben <strong>Funktion wählen</strong> [[Datei:SyBOS Funktion waehlen.gif|20px|link=|top]].
* Hier kann nun der Beleg gedruckt oder auch wieder storniert werden.
* Hier kann nun der Beleg gedruckt oder auch wieder storniert werden.
* Es kann aber, bevor der Spendenbeleg endgültig gedruckt wird, nochmal ein Probedruck erstellt werden. Hierbei wird der Status nicht verändert und es können anschließend die Daten des Beleges bearbeitet werden. Dazu den den Radio-Button bei Probedruck auf <strong>Ja</strong> belassen, ansonsten auf <strong>Nein</strong> klicken und fortfahren auswählen.
=== Alle Belege gesamt drucken ===
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung beleg drucken.png|400px|mini|rechts]]
* Weiters ist es möglich, um nicht mehr jeden Beleg händisch zu drucken, alle Belege gemeinsam zu drucken.
** Hier zu bitte auf der linken Seite bei den Belegen die Hacken setzten bzw. im linken unteren Eck auf '''alle markieren''' klicken.
** Über '''Funktion wählen → Auswahl drucken/freigeben''' den Belegdruck starten.
*** Hier kann ebenfalls wieder die Vorlage und die Belegnummer angepasst werden.
*** Weiters kann man hier nochmals einen Probedruck für alle Belege erstellen.
*** '''Zum endgültigen drucken muss bei "Probedruck das Häkchen auf "Nein" gestellt werden. Erst danach können die Spenden übermittelt werden.'''
*** Bei '''Ausgewählte Belege''', werden jene Spenden aufgelistet, die zum Drucken ausgewählt wurden.
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! WICHTIG: Sobald ein Beleg gedruckt wurde, kann dieser nicht mehr verändert werden! Will man trotzdem etwas ändern, so muss der original Spendenbeleg storniert und ein Neuer erstellt werden.
! WICHTIG: Sobald ein Beleg gedruckt wurde, kann dieser nicht mehr verändert werden! Will man trotzdem etwas ändern, so muss der original Spendenbeleg storniert und ein Neuer erstellt werden.
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*** gedruckt
*** gedruckt
*** storniert
*** storniert
** Der <strong>Status bPK Abfrage</strong> hingegen, zeigt den Status der überprüften Personendaten an. Diese Daten werden automatisch alle fünf Minuten abgefragt.
** Der <strong>Status Finanzamt (vbPK SA)</strong> hingegen, zeigt den Status von den an das Finanzamt übermittelten Daten an.
*** Hierbei gibt es folgende mögliche Status:
*** Hierbei gibt es folgende mögliche Status:
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| [[Datei:SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage success.gif|20px|top|link=]] || bPK Abfrage erfolgreich
| [[Datei:SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage success.gif|20px|top|link=]] || bPK Abfrage erfolgreich || Sobald alle Spenden diesen Status haben, können sie exportiert werden.
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| [[Datei:SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage error.gif|20px|top|link=]] || Kein Treffer - in diesem Fall bitte Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum prüfen. Sollte trotzdem nichts gefunden werden, bitte ebenfalls die Anschrift prüfen.
| [[Datei:SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage error.gif|20px|top|link=]] || Kein Treffer || In diesem Fall bitte Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum prüfen. Sollte trotzdem nichts gefunden werden, bitte ebenfalls die Anschrift prüfen. Es könnte weiters sein, dass die Person in Zwischenzeit umgezogen bzw. verstorben ist.
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| [[Datei:SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage wait.gif|20px|top|link=]] || Warte auf bPK Abfrage
| [[Datei:SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage error.gif|20px|top|link=]] || Ergebnis nicht eindeutig || Bitte Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum prüfen. Sollte dies ebenfalls nichts bringen, bitte genauer nachforschen bzw. eventuell beim Finanzamt nachfragen.
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| [[Datei:SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage error.gif|20px|top|link=]] || Organisation VKZ für den Bereich nicht berechtigt || Der Landes-Feuerwehrverband muss als Dienstleister die Feuerwehr für die Spendenerfassung über syBOS beim BMI registrieren. Die Registrierung dauert in etwa zwei bis drei Werktage. In diesem Fall ein Ticket über syBOS verfassen.
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| [[Datei:SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage wait.gif|20px|top|link=]] || Warte auf bPK Abfrage || In diesem Fall ist die Abfrage noch nicht durchgeführt worden, bzw. kann es sein, das in den Einstellungen die Ordnungsnummer der Dienststelle fehlt.
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== Übermittlung der Spende an das Finanzamt ==
== Übermittlung der Spende an das Finanzamt ==
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung Export BMF.png|400px|mini|rechts]]
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung Export BMF speichern.png|400px|mini|rechts|Mit der rechten Maustaste auf das Diskettensymbol klicken, um die Datei abzuspeichern.]]
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* Sobald alle Daten erfasst wurden, müssen diese noch ins FinanzOnline Portal hochgeladen werden.
* Sobald alle Daten erfasst wurden, müssen diese noch ins FinanzOnline Portal hochgeladen werden.
* Dazu die gesammelten Spenden als XML Datei exportieren (Export ist zurzeit noch nicht vorhanden).
* Dazu die gesammelten Spenden als XML Datei exportieren.
** Zum Exportieren auf der linken oberen Seite, auf das BMF-Symbol klicken [[Datei:SyBOS Spendenerfassung BMF.png|20px|link=]].
** Zum Exportieren auf der linken oberen Seite, auf das BMF-Symbol klicken [[Datei:SyBOS Spendenerfassung BMF.png|20px|link=]].
** Im nachfolgenden Fenster, werden Infos wie die Anzahl der erfassten sowie die Anzahl der sich im Entwurf befindlichen Datensätze und der Datensätze bei denen eine Abfrage der bPK nicht möglich war, angezeigt.
** Im nachfolgenden Fenster, werden Infos wie die Anzahl der erfassten sowie die Anzahl der sich im Entwurf befindlichen/noch nicht freigegebenen Datensätze sowie die Datensätze bei denen eine Abfrage des bPK nicht möglich war, angezeigt.
** Weiters wird man noch darauf hingewiesen, sollte die Steuernummer fehlen.
** Weiters wird man noch darauf hingewiesen, sollte die Steuernummer fehlen.
** Sind Datensätze für den Export vorhanden, so kann noch unter folgenden Übermittlungstypen ausgewählt werden:
** Sind Datensätze für den Export vorhanden, so kann noch unter folgenden Übermittlungstypen ausgewählt werden:
*** Erstübermittlung
*** Erstübermittlung
*** Änderungsübermittlung
*** Änderungsübermittlung
*** Stornoübermittlung
*** Stornoübermittlung - '''ACHTUNG - führt man eine Stornoübermittlung durch, und lädt diese in FinanzOnline hoch, so werden alle bereits an das Finanzamt übermittelten Spenden wieder storniert!'''
** Zum Durchführen des Exportes, rechts unten auf <strong>Daten exportieren</strong> klicken. Die erstellte Datei abspeichern und in FinanzOnline hochladen.
** Zum Durchführen des Exportes, rechts unten auf <strong>Daten exportieren</strong> klicken.
*** Im nachfolgendem Fenster, mit rechter Maustaste auf das Speichern-Symbol [[Datei:SyBOS save floppy disk.gif|20px|link=]] klicken und je nach Browser "Ziel speichern unter", "Link speichern unter" auswählen, um die XML Datei abzuspeichern. (Klickt man normal auf das Speichern-Symbol, so öffnet sich die XML Datei im Browserfenster).
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! HINWEIS - Wenn möglich, die Übermittlung erst durchführen, wenn alle Spenden erfasst wurden. Bemerkt man im Nachhinein, dass man z.B. eine Spende vergessen hat, so muss eine Änderungsübermittlung durchgeführt werden.
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== Ablauf in FinanzOnline ==
== Ablauf in FinanzOnline ==
*** '''TOK - Teilweise OK'''
*** '''TOK - Teilweise OK'''
*** '''NOK - Nicht OK'''
*** '''NOK - Nicht OK'''
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! HINWEIS - Kommt es bei FinanzOnline (Hochladen, Bestätigung, Abruf in der DataBox) zu Problemen, so muss das zuständige Finanzamt kontaktiert werden!
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== Spenden exportieren ==
== Spenden in Excel exportieren ==
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung Export.png|400px|mini|rechts]]
[[Datei:SyBOS Spendenerfassung Export.png|400px|mini|rechts]]
* Zum Exportieren in der Übersicht der Spendenerfassung auf <strong>Funktion wählen</strong> [[Datei:SyBOS Funktion waehlen.gif|20px|link=|top]] klicken und <strong>Export</strong> auswählen.
* Zum Exportieren in der Übersicht der Spendenerfassung auf <strong>Funktion wählen</strong> [[Datei:SyBOS Funktion waehlen.gif|20px|link=|top]] klicken und <strong>Export</strong> auswählen.