Spendenerfassung

Aus LFK syBOS
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INFO - Muss eine Feuerwehr noch an das BMI gemeldet werden, damit die Abfrage des vBPK funktioniert, so ist das für die Spenden, die das Jahr 2018 betreffen, nicht mehr möglich! Die Meldung bei FinanzOnline muss mit Ende Februar 2019 erfolgen, eine Freischaltung beim BMI benötigt aber ein bis zwei Werktage!


In der Spendenerfassung können alle an die Feuerwehr eingegangenen Spenden erfasst werden. Hier muss lediglich zuerst unterschieden werden, ob die Spendenerfassung mittels syBOS erfolgt oder über eine andere Plattform abgewickelt wird. Die Spendenerfassung im syBOS dient dazu, die über ein Jahr angesammelten Spendenbelege gesamt an das Finanzamt übermitteln zu können. Die Zahlungen des Vorjahres müssen bis spätestens Ende Februar an das Finanzamt übermittelt werden.

HINWEIS - Im Bezug zur Spendenerfassung haben sich im Ablauf noch einige Änderungen ergeben! Bitte diese beachten, denn es müssen jetzt die Spenden händisch von den Feuerwehren in FinanzOnline hochgeladen werden!
Ebene(n) Alle
Benötigte Rolle(n) 1 - Verwaltung
3 - Verrechnung
3a - Spendenerfasssung & Freigabe
3b - Spendenerfassung
Dynamische Rolle(n) Feuerwehrkommandant und dessen Stellvertreter
Kassier

Spendenerfassung im syBOS aktivieren

SyBOS Spendenerfassung Einstellungen New.png
  • Über Finanzen → Spendenerfassung einsteigen.
  • Beim Schraubenschlüssel SyBOS Schraubenschluessel.gif die Verwendung der Spendenerfassung im syBOS bestätigen, erst dann können die Spenden erfasst werden.
    • Spendenerfassung in syBOS aktivieren: Ja oder Nein
    • Achtung: Es können nur über eine Plattform (syBOS, ÖBFV, Finanz Online) Spenden an das BMF gemeldet werden. Ein Wechsel ist unterjährig nicht möglich!
  • Die Akivierung hat folgenden Hintergrund (nachfolgende Beschreibung ist der Website des Bundesministerium für Finanzen entnommen): Um den Datenschutz zu gewährleisten ist es erforderlich, dass der Name verschlüsselt wird und die Übermittlung auf einem sicheren Weg erfolgt. Daher ist vorgesehen, dass die Übermittlung nur in FinanzOnline zu erfolgen hat und aus dem Namen das so genannte verschlüsselte bereichsspezifische PersonenKennzeichen Steuer und Abgaben (kurz: vbPK SA) ermittelt wird.
  • Die Ordnungsnummer wird vom Landes-Feuerwehrverband beim BMF abgefragt und für die Feuerwehren eingetragen.
  • Die Steuernummer der Feuerwehr muss vor der Übermittlung in den Einstellungen gespeichert werden (Abfrage aus FinanzOnline - muss durch die Feuerwehr erfolgen!).
HINWEIS - Will eine Feuerwehr syBOS zur Spendenerfassung verwenden, bitte uns über ein Ticket bescheidgeben, damit wir diese Information an das BMI weiterleiten können! ACHTUNG - Es kann ein bis zwei Werktage nach der Weiterleitung dauern, bis die Feuerwehr beim BMI aktiviert wurde, deshalb bitte die Freischaltung rechtzeitig beantragen (am vorletzten bzw. letzten Tag der Frist ist dies zu spät)!

Neuen Spendenbeleg erstellen

  • Zum Erstellen eines neuen Beleges auf das grüne Plus SyBOS Add.gif klicken.
  • Beleg-Nummer, diese wird beim Drucken automatisch vergeben.
  • Beleg-Datum und den Betrag der Spende eintragen.
  • Nach- und Vorname des Spenders bzw. der Spenderin eintragen.
  • Geburtsdatum der spendenden Person eintragen.
INFO: Die Angabe der Adresse in den nachstehenden Feldern ist nur dann erforderlich, wenn die Person nicht eindeutig ermittelt werden kann. Zum Beispiel wenn zwei Personen den selben Vor- und Nachnamen sowie das gleiche Geburtsdatum haben, muss die Adresse angegeben werden.
  • Beleg-Text: Hier kann beliebiger Text eingetragen werden, z.B. "Es wurden 50 Euro bei der Haussamlung die 2018 durchgeführt wurde, gespendet."
  • Mit einem klick auf speichern diesen Beleg abspeichern.


Spendenbeleg drucken/freigeben

Spendenbelge einzeln drucken

SyBOS Spendenerfassung Drucken.png
  • Nachdem der Beleg gespeichert wurde, erscheint links oben Funktion wählen SyBOS Funktion waehlen.gif.
  • Hier kann nun der Beleg gedruckt oder auch wieder storniert werden.
  • Es kann aber, bevor der Spendenbeleg endgültig gedruckt wird, nochmal ein Probedruck erstellt werden. Hierbei wird der Status nicht verändert und es können anschließend die Daten des Beleges bearbeitet werden. Dazu den den Radio-Button bei Probedruck auf Ja belassen, ansonsten auf Nein klicken und fortfahren auswählen.

Alle Belege gesamt drucken

SyBOS Spendenerfassung beleg drucken.png
  • Weiters ist es möglich, um nicht mehr jeden Beleg händisch zu drucken, alle Belege gemeinsam zu drucken.
    • Hier zu bitte auf der linken Seite bei den Belegen die Hacken setzten bzw. im linken unteren Eck auf alle markieren klicken.
    • Über Funktion wählen → Auswahl drucken/freigeben den Belegdruck starten.
      • Hier kann ebenfalls wieder die Vorlage und die Belegnummer angepasst werden.
      • Weiters kann man hier nochmals einen Probedruck für alle Belege erstellen.
      • Bei Ausgewählte Belege, werden jene Spenden aufgelistet, die zum Drucken ausgewählt wurden.
WICHTIG: Sobald ein Beleg gedruckt wurde, kann dieser nicht mehr verändert werden! Will man trotzdem etwas ändern, so muss der original Spendenbeleg storniert und ein Neuer erstellt werden.

Status einer Spende

SyBOS Spendenerfassung Status.png
  • Auf der rechten Seite der erfassten Spende, ist der Beleg-Status sowie der Status Finanzamt (vbPK SA)ersichtlich.
    • Der Beleg-Status gibt auskunft darüber, ob der Spendenbeleg bereits gedruckt wurde. Hierzu gibt es folgende Status:
      • neu
      • gedruckt
      • storniert
    • Der Status bPK Abfrage hingegen, zeigt den Status der überprüften Personendaten an. Diese Daten werden automatisch alle fünf Minuten abgefragt.
      • Hierbei gibt es folgende mögliche Status:
SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage success.gif bPK Abfrage erfolgreich Sobald alle Spenden diesen Status haben, können sie exportiert werden.
SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage error.gif Kein Treffer In diesem Fall bitte Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum prüfen. Sollte trotzdem nichts gefunden werden, bitte ebenfalls die Anschrift prüfen. Es könnte weiters sein, dass die Person in Zwischenzeit umgezogen bzw. verstorben ist.
SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage error.gif Ergebnis nicht eindeutig Bitte Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum prüfen. Sollte dies ebenfalls nichts bringen, bitte genauer nachforschen bzw. eventuell beim Finanzamt nachfragen.
SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage error.gif Organisation VKZ für den Bereich nicht berechtigt Der Landes-Feuerwehrverband muss als Dienstleister die Feuerwehr für die Spendenerfassung über syBOS beim BMI registrieren. Die Registrierung dauert in etwa zwei bis drei Werktage. In diesem Fall ein Ticket über syBOS verfassen.
SyBOS Spendenerfassung bPK Abfrage wait.gif Warte auf bPK Abfrage In diesem Fall ist die Abfrage noch nicht durchgeführt worden, bzw. kann es sein, das in den Einstellungen die Ordnungsnummer der Dienstelle fehlt.

Übermittlung der Spende an das Finanzamt

SyBOS Spendenerfassung Export BMF.png
Mit der rechten Maustaste auf das Diskettensymbol klicken, um die Datei abzuspeichern.
HINWEIS - Die Daten werden leider NICHT wie zuerst angenommen, automatisch an das Finanzamt übermittelt!
  • Sobald alle Daten erfasst wurden, müssen diese noch ins FinanzOnline Portal hochgeladen werden.
  • Dazu die gesammelten Spenden als XML Datei exportieren.
    • Zum Exportieren auf der linken oberen Seite, auf das BMF-Symbol klicken SyBOS Spendenerfassung BMF.png.
    • Im nachfolgenden Fenster, werden Infos wie die Anzahl der erfassten sowie die Anzahl der sich im Entwurf befindlichen/noch nicht freigegebenen Datensätze sowie die Datensätze bei denen eine Abfrage des bPK nicht möglich war, angezeigt.
    • Weiters wird man noch darauf hingewiesen, sollte die Steuernummer fehlen.
    • Sind Datensätze für den Export vorhanden, so kann noch unter folgenden Übermittlungstypen ausgewählt werden:
      • Erstübermittlung
      • Änderungsübermittlung
      • Stornoübermittlung - ACHTUNG - führt man eine Stornoübermittlung durch, und lädt diese in FinanzOnline hoch, so werden alle bereits an das Finanzamt übermittelten Spenden wieder storniert!
    • Zum Durchführen des Exportes, rechts unten auf Daten exportieren klicken.
      • Im nachfolgendem Fenster, mit rechter Maustaste auf das Speichern-Symbol SyBOS save floppy disk.gif klicken und je nach Browser "Ziel speichern unter", "Link speichern unter" auswählen, um die XML Datei abzuspeichern. (Klickt man normal auf das Speichern-Symbol, so öffnet sich die XML Datei im Browserfenster).
HINWEIS - Wenn möglich, die Übermittlung erst durchführen, wenn alle Spenden erfasst wurden. Bemerkt man im Nachhinein, dass man z.B. eine Spende vergessen hat, so muss eine Änderungsübermittlung durchgeführt werden.

Ablauf in FinanzOnline

SyBOS Spendenerfassung FinanzOnline Uebermittlung neu.png
  • Da die Daten leider nicht wie ursprünglich angenommen, automatisch an FinanzOnline übermittelt werden, muss der Export (wie oben beschrieben), noch im FinanzOnline-Portal importiert werden.
  • In FinanzOnline anmelden https://finanzonline.bmf.gv.at/
  • In die Produktionsübermittlung (über Eingaben → Übermittlung) wechseln.
    • Bei Art der Erklärung Sonderausgaben auswählen.
    • Bei Datei die vorhin Erstellte .xml Datei auswählen und hochladen.

Kontrollieren ob die Spenden übermittelt wurden

In der DataBox scheint nach ein paar Minuten auf, ob die Spenden korrekt übermittelt wurden
  • Im Postausgangsbuch, wird angezeigt, dass die Daten übermittelt wurden.
  • Nach ein paar Minuten, bekommt man über die Databox ein Übermittlungsprotokoll, ob die Daten richtig übertragen wurden.
    • Hierzu gibt es folgende Status:
      • OK
      • TOK - Teilweise OK
      • NOK - Nicht OK


HINWEIS - Kommt es bei FinanzOnline (Hochladen, Bestätigung, Abruf in der DataBox) zu Problemen, so muss das zuständige Finanzamt kontaktiert werden!


Spenden in Excel exportieren

SyBOS Spendenerfassung Export.png
  • Zum Exportieren in der Übersicht der Spendenerfassung auf Funktion wählen SyBOS Funktion waehlen.gif klicken und Export auswählen.
    • Im nachfolgenden Fenster können noch die Spalten ausgewählt werden die der Export beinhalten soll, sowie weiters der Zeitraum eingeschränkt werden.
    • Als Ausgabeformat für den Export stehen Excel (.xlsx) und PDF zur Verfügung.
  • Mit Klick auf Export diesen erstellen.