Einsätze verrechnen

Fallweise werden von der Feuerwehr bestimmte Einsätze wie z.B. Beseitigung von Ölspuren, Fahrzeugbergungen oder Fehlalarme bei Brandmeldeanlagen an Verursacher verrechnet. Mit dem Modul Verrechnung können materielle und personelle Aufwände gemäß den Angaben in der Einsatzerfassung ergänzt und entsprechende Rechnungen erstellt werden. Dabei wird zwischen zwei Bereichen unterschieden: der Feuerwehr, welche üblicherweise den Einsatz erfasst, sowie der Verrechnungsstelle (FW Kassier oder Gemeinde) welche die Rechnungen erstellt und an den/die Verursacher übermittelt. Dazu wurde ein Preisschema laut Tarifordnung hinterlegt. In die Einsatz-Verrechnung werden automatisch alle Mann- und Fahrzeugstunden übernommen. Werden Geräte oder Ausrüstungsgegenstände außerhalb des Beladeplans benötigt Tarifordnung Artikel IV(6) müssen diese händisch hinzugefügt werden.

Ebene(n)	Alle
Benötigte Rolle(n)	3 - Verrechnung oder DF03 - Kassier
Funktion verfügbar seit	2014

Allgemeine Informationen zur Verrechnung

• Der Einsatzbericht wird von der Feuerwehr mit sämtlichen Angaben (Mannschaft, Fahrzeuge, Geräte, Beteilite/Verursacher) erfasst und zur Verrechnung weitergeleitet.
• Zeitgleich wird automatisch eine E-Mail an eine vordefinierte E-Mail-Adresse (konfigurierbar von der Verrechnungsstelle) versendet, die über diesen weitergeleiteten Einsatz informiert.
• Die Verrechnungsstelle kann eine Rechnung aufgrund der Einsatzdaten erstellen. Es werden die Rechnungspositionen (Mannschaftskosten, KFZ) eingefügt. Die Preise der einzelnen Positionen werden aus der Tarifordnung übernommen. Die Verrechnungsstelle kann beliebige Rechnungspositionen, Preise und Bezeichnungen ändern, löschen oder hinzufügen, sowie die Adresse des Rechnungsempfängers korrigieren/ergänzen.
• Anschließend kann die erstelle Rechnung gedruckt werden. ACHTUNG: Nach dem Drucken kann keine Position mehr verändert werden. Die Rechnung kann nur mehr storniert werden.
• Es können pro Dienststelle zwei selbsterzeugte Rechnungsvorlagen hinterlegt werden.
• Liegt ein verrechenbarer Einsatz mit mehreren Feuerwehren an, wird dieser Einsatz von der einsatzleitenden Feuerwehr zur Verrechnungstelle weitergeleitet. Es wird eine Gesamtrechnung über alle beteiligten Feuerwehren erstellt. Pro Rechnung kann eine Positionsliste erzeugt werden, in der alle verrechneten Positionen pro Feuerwehr enthalten sind.

Vorbereitungen vor der ersten Verrechnung

• Die Einstellungen für die Verrechnung, sind unter Finanzen → Verrechnung beim Schraubenschlüssel links oben zu finden.
• Im Feld Letzte verwendete Rechnungs-Nr. wird einer fortlaufende Rechnungsnummer eingetragen (nur nummerisch).
• Pro Dienststelle kann eine Weiterleitungs E-Mail-Adresse hinterlegt werden (durch Klick auf die drei Punkte bei E-Mail Benachrichtigung, kann ein syBOS-Benutzer ausgewählt werden, der nach der Einsatzweiterleitung eine Benachrichtigung bekommt.
• Es können weiters wie oben erwähnt, zwei Rechnungs-Vorlagen hinterlegt werden (eine Muster-Rechnungsvorlage, ist bereits vorhanden. Die Platzhalter müssen genau so geschrieben werden, wie unten beschrieben).

HINWEIS - die Vorlage muss im RTF Format abgespeichert und hochgeladen werden!

• Platzhalter für die Vorlage (bitte Groß- und Kleinschreibung beachten!)
  • ADR01 bis ADR09 - Adresse des Verursachers.
  • REdatum - Rechnungsdatum
  • REtx - Rechnungstext
  • REnummer - Rechnungsnummer
  • POSITIONEN - Rechnungspositionen mit Summen

Preisschemas (Preislisten)

Es ist derzeit eine Preisliste definiert. Diese wird auf Grund der aktuellen Tarifordnung erstellt. Geräte werden generell nicht aus dem Einsatz übernommen, da die meisten Geräte laut Beladeplan Tarifordnung Artikel IV (6) im Fahrzeug enthalten sind. Ist dennoch ein Gerät separat zu verrechnen, muss das Gerät händisch hinzugefügtund der Preis aus der aktuellen Tarifordnung genommen werden.

Neue Rechnung erstellen

• In die Verrechnung über Finanzen → Verrechnung einsteigen.
• Links oben auf das grüne Plus klicken.
• In dieser Ansicht werden die weitergeleiteten Einsätze angezeigt. Durch klicken auf den gewünschten Einsatz, wird dieser ausgewählt.
  • Lässt sich ein Einsatz nicht auswählen, ist der Einsatz bereits verrechnet worden oder es wurde beim Einsatz kein Rechnungsempfänger eingetragen (Registerkarte "Beteiligte Personen").