Einsätze verrechnen

Fallweise werden von der Feuerwehr bestimmte Einsätze wie z.B. Beseitigung von Ölspuren, Fahrzeugbergungen oder Fehlalarme bei Brandmeldeanlagen an Verursacher verrechnet. Mit dem Modul Verrechnung können materielle und personelle Aufwände gemäß den Angaben in der Einsatzerfassung ergänzt und entsprechende Rechnungen erstellt werden. Dabei wird zwischen zwei Bereichen unterschieden: der Feuerwehr, welche üblicherweise den Einsatz erfasst, sowie der Verrechnungsstelle (FW Kassier oder Gemeinde) welche die Rechnungen erstellt und an den/die Verursacher übermittelt. Dazu wurde ein Preisschema laut Tarifordnung hinterlegt. In die Einsatz-Verrechnung werden automatisch alle Mann- und Fahrzeugstunden übernommen. Werden Geräte oder Ausrüstungsgegenstände außerhalb des Beladeplans benötigt Tarifordnung Artikel IV(6) müssen diese händisch hinzugefügt werden.

Ebene(n)	Alle
Benötigte Rolle(n)	3 - Verrechnung oder DF03 - Kassier
Funktion verfügbar seit	2014

Allgemeine Informationen zur Verrechnung

• Der Einsatzbericht wird von der Feuerwehr mit sämtlichen Angaben (Mannschaft, Fahrzeuge, Geräte, Beteilite/Verursacher) erfasst und zur Verrechnung weitergeleitet.
• Zeitgleich wird automatisch eine E-Mail an eine vordefinierte E-Mail-Adresse (konfigurierbar von der Verrechnungsstelle) versendet, die über diesen weitergeleiteten Einsatz informiert.
• Die Verrechnungsstelle kann eine Rechnung aufgrund der Einsatzdaten erstellen. Es werden die Rechnungspositionen (Mannschaftskosten, KFZ) eingefügt. Die Preise der einzelnen Positionen werden aus der Tarifordnung übernommen. Die Verrechnungsstelle kann beliebige Rechnungspositionen, Preise und Bezeichnungen ändern, löschen oder hinzufügen, sowie die Adresse des Rechnungsempfängers korrigieren/ergänzen.
• Anschließend kann die erstelle Rechnung gedruckt werden. ACHTUNG: Nach dem Drucken kann keine Position mehr verändert werden. Die Rechnung kann nur mehr storniert werden.
• Es können pro Dienststelle zwei selbsterzeugte Rechnungsvorlagen hinterlegt werden.
• Liegt ein verrechenbarer Einsatz mit mehreren Feuerwehren an, wird dieser Einsatz von der einsatzleitenden Feuerwehr zur Verrechnungstelle weitergeleitet. Es wird eine Gesamtrechnung über alle beteiligten Feuerwehren erstellt. Pro Rechnung kann eine Positionsliste erzeugt werden, in der alle verrechneten Positionen pro Feuerwehr enthalten sind.

Vorbereitungen vor der ersten Verrechnung

• Die Einstellungen für die Verrechnung, sind unter Finanzen → Verrechnung beim Schraubenschlüssel links oben zu finden.
• Im Feld Letzte verwendete Rechnungs-Nr. wird einer fortlaufende Rechnungsnummer eingetragen (nur nummerisch).
• Pro Dienststelle kann eine Weiterleitungs E-Mail-Adresse hinterlegt werden (durch Klick auf die drei Punkte bei E-Mail Benachrichtigung, kann ein syBOS-Benutzer ausgewählt werden, der nach der Einsatzweiterleitung eine Benachrichtigung bekommt.
• Es können weiters wie oben erwähnt, zwei Rechnungs-Vorlagen hinterlegt werden (eine Muster-Rechnungsvorlage, ist bereits vorhanden. Die Platzhalter müssen genau so geschrieben werden, wie unten beschrieben).

Datei:Vorlage Rechnung LFV OOE.rtf

HINWEIS - die Vorlage muss im RTF Format abgespeichert und hochgeladen werden!

• Platzhalter für die Vorlage (bitte Groß- und Kleinschreibung beachten!):
  • <#ADR01#> bis <#ADR09#> - Adresse des Verursachers
  • <#REdatum#> - Rechnungsdatum
  • <#REtxt#> - Rechnungstext
  • <#REnummer#> - Rechnungsnummer
  • <#POSITIONEN#> - Rechnungspositionen mit Summen

• Weitere Platzhalter für die Rechnungs-Vorlage:
  • <#ADRESSE#> - Adresse des Empfängers
  • <#ESnr#> - Einsatznummer im syBOS
  • <#LEITSTELLE_NR#> - Leitstellen Jahr/Nummer
  • <#LEITSTELLE_JAHR#> - Leistellen Jahr/Nummer
  • <#EINSATZ_DATUM#> - Erst-Alarmierungs Datum
  • <#ORT#> - Strasse/Objekt
  • <#ALARMIERUNG#> - Erst-Alarmierung-Datum und Uhrzeit
  • <#ENDE#> - Einsatz Ende
  • <#KFZMARKE#> - Fahrzeugmarke bei beteiligter Person
  • <#KFZTYP#> - Fahrzeugtyp bei beteiligter Person
  • <#KFZFARBE#> - Fahrzeugfarbe bei beteiligter Person
  • <#KFZKENNZEICHEN#> - Amtliches Kennzeichen bei beteiligter Person

Preisschemas (Preislisten)

Es ist derzeit eine Preisliste definiert. Diese wird auf Grund der aktuellen Tarifordnung erstellt.

Neue Rechnung erstellen

• In die Verrechnung über Finanzen → Verrechnung einsteigen.
• Links oben auf das grüne Plus klicken.
• In dieser Ansicht werden die weitergeleiteten Einsätze angezeigt. Durch klicken auf den gewünschten Einsatz, wird dieser ausgewählt.
  • Lässt sich ein Einsatz nicht auswählen, ist der Einsatz bereits verrechnet worden oder es wurde beim Einsatz kein Rechnungsempfänger eingetragen (Registerkarte "Beteiligte Personen").
• Wurde ein Einsatz ausgewählt, wird ein neues Fenster geöffnet. In diesem Fenster können die Stammdaten zu der Rechnung eingetragen/geändert werden.
  • Einsatz/Dienst - Deteilansicht des Einsatzberichtes.
  • Rechnungsdatum - Datum der Rechnung.
  • Rechnungsnummer - Fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Rechnungsempfänger - Durch Klick auf die drei Punkte, kann der Empfänger ergänzt/geändert werden.
  • Rechnungs-Text - Kommt aus dem Einsatzbericht, kann aber auch für die Rechnung angepasst werden.
  • Textbausteine - Derzeit nichts hinterlegt.
  • Auswahl Preisschema - Auswahl der Tarifordnung.
  • Positionen automatisch ermitteln - Es können folgende Positionen automatisch aus dem Einsatz übernommen werden:
    • Mannschaftskosten
    • Fahrzeuge und Geräte
    • Verbrauchsartikel
  • Nachbarschaftshilfe - sind Nachbarschaftshilfen zu dem Einsatz verfügbar, werden diese hier angezeigt.
  • Status - Status der Rechnung
  • Mit Klick auf speichern wird die Rechnung angelegt und eine Rechnungsnummer wird generiert.

• Nachdem gespeichert wurde, wird eine neue Registerkarte Positionen angezeigt.
  • In dieser Liste werden die Rechnungspositionen automatisch aus dem Einsatzbericht übernommen und können ergänzt werden.
  • Durch klick auf die einzelne Position, kann diese beliebig verändert werden.
    • Bezeichnung - kommt aus syBOS.
    • Anzahl - Anzahl der Einheiten, die aufgebracht wurden.
    • Einheit - Verrechnungseinheit z.B. Pauschal oder Stk.
    • Einzelpreis - wird aus der Preisliste übernommen.
    • Preis - wird automatisch errechnet.
  • Position hinzufügen
    • Geräte und Fahrzeuge können durch Klick auf den Button Material & Geräte hinzufügen hinzugefügt werden.
    • Ölbinde-, Schaummittel usw. können über Verbrauchsartikel hinzufügen eingefügt werden.
    • Zusätzliche Mannstunden werden durch klick auf Mannschaftskosten hinzufügen eingetragen.
    • Bei Freie Positionen hinzufügen, kann man wie der Name schon sagt, eine Art Textfeld eingefügt werden, in diese ein beliebiger- Text bzw. eine Position eingetragen werden kann.
    • Ebenso ist es möglich, dass auf den Einsatz ein Rabatt gegeben werden kann. Das ist über Rabatt hinzufügen möglich.

HINWEIS - Material, Artikel und Mannschaftskosten, können nur für die eigene Dienstelle hinzugefügt werden.

Rechnung abschließen und Drucken

• Um eine Rechnung zu Drucken, links oben Funktion wählen auswählen.
• Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Rechnungsvorlage ausgewählt werden kann. Nach der Auswahl auf fortfahren klicken, jetzt wird die Rechnung angezeigt.
• Positionen drucken, dieser Punkt ist dafür gedacht, speziell für Rechnungen mit Nachbarschaftshilfen. In dieser Liste werden pro Dienststelle die Positionen angeführt.

HINWEIS - Nachdem die Rechnung gedruck wurde, kann keine Position mehr geändert werden! In diesem Fall müsste die Rechnung storniert und neu ausgestellt werden.