Administration Anträge

HINWEIS- Diese Anleitung ist für Funktionäre auf Bezirksebene vorgesehen!

Nachdem das Antrags-System laufend erweitert wird, wird es auf Bezirksebene ebenso wichtig, die erstellten Anträge im syBOS verwalten zu können.

Ebene(n)	Landes-Feuerwehrverband, Bezirk
Benötigte Rolle(n)	A1a - Anträge Administration, A2a - Anträge Administration (lesend)
Dynamische Rolle(n)	DB1a - BFK Admin, DB2a - BFKDT, DB10a - Schriftverkehr

Anträge anlegen

• Anträge müssen über Personal → Anträge angelegt werden!
• Wird ein Antrag über die Administration angelegt, was technisch möglich ist, wird der Dienstweg bzw. der Genehmigungsverlauf für den Antrag umgangen!
• Ist dies der Fall bzw. ist das passiert, muss jener Antrag abgelehnt und richtig neu erstellt werden.

Anträge anzeigen

INFO - Auf Bezirksebene können nur Anträge verwaltet werden, die die passende Ebene besitzen z.B. Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille.

• Hat man die jeweilige Berechtigung zum Administrieren der Anträge, findet man im Menüpunkt Personal einen neuen Eintrag.
• Über Personal → Administration: Anträge einsteigen.
• Anschließend erhält man eine Auflistung aller auf der ausgewählten Dienststelle gestellten Anträge.
  • Mit der Listenauswahl kann noch auf die gewünschten Anträge gefiltert werden.

Anträge bearbeiten

• Hat z.B. ein Antrag für die Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille den Status Eingegangen, so ist hier eine Bearbeitung dieses nötig.
• Wichtig, zuerst den Genehmigungsverlauf prüfen, ob Abschnitts- und Bezirksfeuerwehrkommandant für eine Ausstellung der Auszeichnung sind.
  • INFO: Sind AFKdt und BFKdt für eine Befürwortung, ist dies nur aus dem Genehmigungsverlauf zu entnehmen, der Antrag wird nicht automatisch auf Genehmigt gestellt. Die letztendliche Genehmigung liegt bei der administrierenden Stelle!

Status eines Antrages ändern

• Zum Ändern des Status bzw. zum Bestätigen bzw. Ablehnen eines Antrages, den gewünschten Antrag öffnen.
• Zur Registerkarte Aktionen wechseln.
• Links unten auf Aktion durchführen klicken.
  • Im nun öffnenden Fenster, kann zwischen Abgelehnt und Genehmigt und Urkundendruck gewählt werden.
  • Die Auswahl Im Personalstand eintragen ist erst verfügbar, nachdem ein Antrag genehmigt wurde.
  • Wurde ein Antrag mit einem falschen Status versehen, so kann dieser durch den HAW für EDV wieder auf den Status Eingegangen zurückgesetzt werden.
    • Diese Funktion ist ebenfalls unter Aktionen zu finden.
• Um die Nachvollziehbarkeit zu erhalten, werden unter Aktionen alle durchgeführten Aktionen aufgelistet.

Löschen eines Antrages

• Das Löschen eines Antrages ist aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht möglich.
  • Wurde ein Antrag durch z.B. die antragstellende Feuerwehr falsch erstellt, so muss dieser abgelehnt und neu ausgestellt werden!
• Ein Löschen ist nur für Anträge zulässig, die zu Testzwecken angelegt wurden. In diesem Fall, bitte ein kurzes Ticket erstellen.

Wiedervorlage eines Antrages

• Fehlen bei einem Antrag bestimmte Voraussetzungen wie Dienstgrad, Begründung etc. so kann ein Wiedervorlage an die antragstellende Dienststelle erfolgen.
• Hierzu wieder den Antrag öffnen.
• Die Registerkarte Wiedervorlage auswählen.
  • Die Auswahl bei Wiedervorlage aktivieren auf Ja stellen.
  • Bei Datum Wiedervorlage bis kann ein Datum eingetragen werden, wie lange der Antrag der Dienststelle erneut vorgelegt werden soll.
  • Bei Bemerkung (Wiedervorlage) bitte einen Grund für die Wiedervorlage eintragen. Dieser wird dann im Antrag für die stellenden Dienstelle angezeigt.

Antrag verstecken

• Will man verhindern, dass ein Funktionär z.B. Feuerwehrkommandant, Schriftführer etc. den Antrag in der Antragsliste der Dienststelle sieht, so kann ein Antrag versteckt werden.
• Hier zu den gewünschten Antrag öffnen.
• Die Registerkarte Administration auswählen.
• Die Auswahl bei Diesen Antrag anzeigen auf Nein stellen.
  • Nun wird der Antrag nicht mehr angezeigt.
• Eventuell eine Begründung ins Bemerkungsfeld (intern) eintragen, damit nachvollzogen werden kann, warum dieser Antrag nicht angezeigt werden soll.

Anträge exportieren

• Alle gestellten Anträge können ebenfalls in ein Excel Dokument exportiert werden.
• Hierzu links oben auf Funktion wählen klicken und Export auswählen.
  • Im sich anschließend öffnenden Fenster, eine Vorlage für den gewünschten Antrag auswählen.
  • Hier können noch weitere Filterkriterien nach Status eingetragen werden.
  • Ebenfalls können noch die zu exportierenden Spalten ausgewählt werden.
  • Mit klick auf exportieren den Export starten.