Administration Anträge: Unterschied zwischen den Versionen
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* Hat man die jeweilige Berechtigung zum Administrieren der Anträge, findet man im Menüpunkt '''Personal''' einen neuen Eintrag. | * Hat man die jeweilige Berechtigung zum Administrieren der Anträge, findet man im Menüpunkt '''Personal''' einen neuen Eintrag. | ||
* Über '''Personal''' → '''Administration: Anträge''' einsteigen. | * Über '''Personal''' → '''Administration: Anträge''' einsteigen. | ||
| − | * Anschließend erhält man eine Auflistung aller | + | * Anschließend erhält man eine Auflistung aller gestellten Anträge. |
| − | ** Mit der Listenauswahl kann noch auf die gewünschten Anträge gefiltert werden. | + | ** Mit der Listenauswahl kann noch auf die gewünschten Anträge bzw. Status gefiltert werden. |
== Anträge bearbeiten == | == Anträge bearbeiten == | ||
| − | * Hat z.B. ein Antrag für die Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille den Status '''Eingegangen''', so ist hier eine Bearbeitung | + | * Hat z.B. ein Antrag für die Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille den Status '''Eingegangen''', so ist hier eine Bearbeitung nötig. |
| − | * | + | * WICHTIG: Zuerst den Genehmigungsverlauf prüfen, ob Abschnitts- und Bezirks-Feuerwehrkommandant für eine Ausstellung der Auszeichnung sind. |
| − | ** INFO: | + | ** INFO: Befürworten AFKdt und BFKdt diesen, ist dies nur aus dem Genehmigungsverlauf zu entnehmen, der Antrag wird '''nicht automatisch auf Genehmigt''' gestellt. |
| + | ** Die letztendliche Genehmigung liegt bei der administrierenden Stelle! | ||
=== Status eines Antrages ändern === | === Status eines Antrages ändern === | ||
* Zum Ändern des Status bzw. zum Bestätigen bzw. Ablehnen eines Antrages, den gewünschten Antrag öffnen. | * Zum Ändern des Status bzw. zum Bestätigen bzw. Ablehnen eines Antrages, den gewünschten Antrag öffnen. | ||
* Zur Registerkarte '''Aktionen''' wechseln. | * Zur Registerkarte '''Aktionen''' wechseln. | ||
| − | * Links unten auf '''Aktion durchführen''' klicken. | + | ** Links unten auf '''Aktion durchführen''' klicken. |
| − | ** Im nun öffnenden Fenster, kann zwischen '''Abgelehnt''' und '''Genehmigt und Urkundendruck''' gewählt werden. | + | *** Im nun öffnenden Fenster, kann zwischen '''Abgelehnt''' und '''Genehmigt und Urkundendruck''' gewählt werden. |
| − | ** | + | *** '''Im Personalstand eintragen''' ist erst verfügbar, nachdem ein Antrag genehmigt wurde. |
| − | ** Wurde ein Antrag mit einem falschen Status versehen, so kann dieser durch den HAW für EDV wieder auf den Status '''Eingegangen''' zurückgesetzt werden. | + | *** Wurde ein Antrag mit einem falschen Status versehen, so kann dieser durch den HAW für EDV wieder auf den Status '''Eingegangen''' zurückgesetzt werden. |
| − | *** Diese Funktion ist ebenfalls unter '''Aktionen''' zu finden. | + | **** Diese Funktion ist ebenfalls unter '''Aktionen''' zu finden. |
* Um die Nachvollziehbarkeit zu erhalten, werden unter '''Aktionen''' alle durchgeführten Aktionen aufgelistet. | * Um die Nachvollziehbarkeit zu erhalten, werden unter '''Aktionen''' alle durchgeführten Aktionen aufgelistet. | ||
== Löschen eines Antrages == | == Löschen eines Antrages == | ||
| − | * Das Löschen eines Antrages ist | + | * Das Löschen eines Antrages ist grundsätzlich aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht möglich. |
** Wurde ein Antrag durch z.B. die antragstellende Feuerwehr falsch erstellt, so muss dieser '''abgelehnt''' und '''neu ausgestellt''' werden! | ** Wurde ein Antrag durch z.B. die antragstellende Feuerwehr falsch erstellt, so muss dieser '''abgelehnt''' und '''neu ausgestellt''' werden! | ||
| − | * Ein Löschen ist nur für Anträge zulässig, die zu Testzwecken angelegt wurden. In diesem Fall | + | * Ein Löschen ist nur für Anträge zulässig, die zu Testzwecken angelegt wurden. In diesem Fall bitte ein kurzes [[Ticket schreiben|Ticket]] erstellen. |
== Wiedervorlage eines Antrages == | == Wiedervorlage eines Antrages == | ||
| − | * Fehlen bei einem Antrag bestimmte Voraussetzungen wie '''Dienstgrad''', '''Begründung''' etc. so kann | + | * Fehlen bei einem Antrag bestimmte Voraussetzungen wie '''Dienstgrad''', '''Begründung''' etc. so kann eine Wiedervorlage an die antragstellende Dienststelle erfolgen. |
* Hierzu wieder den Antrag öffnen. | * Hierzu wieder den Antrag öffnen. | ||
| − | * Die Registerkarte '''Wiedervorlage''' auswählen. | + | ** Die Registerkarte '''Wiedervorlage''' auswählen. |
| − | ** Die Auswahl bei '''Wiedervorlage aktivieren''' auf '''Ja''' stellen. | + | *** Die Auswahl bei '''Wiedervorlage aktivieren''' auf '''Ja''' stellen. |
| − | ** Bei '''Datum Wiedervorlage bis''' kann ein Datum eingetragen werden, wie lange der Antrag der Dienststelle erneut vorgelegt werden soll. | + | *** Bei '''Datum Wiedervorlage bis''' kann ein Datum eingetragen werden, wie lange der Antrag der Dienststelle erneut vorgelegt werden soll. |
| − | ** Bei '''Bemerkung (Wiedervorlage)''' bitte einen Grund für die Wiedervorlage eintragen. Dieser wird dann im Antrag für die stellenden Dienstelle angezeigt. | + | *** Bei '''Bemerkung (Wiedervorlage)''' bitte einen Grund für die Wiedervorlage eintragen. Dieser wird dann im Antrag für die stellenden Dienstelle angezeigt. |
== Antrag verstecken == | == Antrag verstecken == | ||
* Will man verhindern, dass ein Funktionär z.B. Feuerwehrkommandant, Schriftführer etc. den Antrag in der Antragsliste der Dienststelle sieht, so kann ein Antrag '''versteckt''' werden. | * Will man verhindern, dass ein Funktionär z.B. Feuerwehrkommandant, Schriftführer etc. den Antrag in der Antragsliste der Dienststelle sieht, so kann ein Antrag '''versteckt''' werden. | ||
| − | * | + | * Hierzu den gewünschten Antrag öffnen. |
| − | * Die Registerkarte '''Administration''' auswählen. | + | ** Die Registerkarte '''Administration''' auswählen. |
| − | * Die Auswahl bei '''Diesen Antrag anzeigen''' auf '''Nein''' stellen. | + | ** Die Auswahl bei '''Diesen Antrag anzeigen''' auf '''Nein''' stellen. |
| − | ** Nun wird der Antrag nicht mehr angezeigt. | + | *** Nun wird der Antrag nicht mehr angezeigt. |
| − | * Eventuell eine Begründung ins '''Bemerkungsfeld (intern)''' eintragen, damit nachvollzogen werden kann, warum dieser Antrag nicht angezeigt werden soll. | + | ** Eventuell eine Begründung ins '''Bemerkungsfeld (intern)''' eintragen, damit nachvollzogen werden kann, warum dieser Antrag nicht angezeigt werden soll. |
== Anträge exportieren == | == Anträge exportieren == | ||
Aktuelle Version vom 27. Februar 2019, 09:05 Uhr
| HINWEIS- Diese Anleitung ist für Funktionäre auf Landes- bzw. Bezirksebene vorgesehen! |
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Nachdem das Antrags-System laufend erweitert wird, wird es auf Bezirksebene ebenso wichtig, die erstellten Anträge im syBOS verwalten zu können.
| Ebene(n) | Landes-Feuerwehrverband, Bezirk |
| Benötigte Rolle(n) | A1a - Anträge Administration, A2a - Anträge Administration (lesend) |
| Dynamische Rolle(n) | DB1a - BFK Admin, DB2a - BFKDT, DB10a - Schriftverkehr |
Anträge anlegen
- Anträge müssen über Personal → Anträge angelegt werden!
- Wird ein Antrag über die Administration angelegt, was technisch möglich ist, wird der Dienstweg bzw. der Genehmigungsverlauf für den Antrag umgangen!
- Ist dies der Fall bzw. ist das passiert, muss jener Antrag abgelehnt und richtig neu erstellt werden.
Anträge anzeigen
| INFO - Auf Bezirksebene können nur Anträge verwaltet werden, die die passende Ebene besitzen z.B. Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille. |
|---|
- Hat man die jeweilige Berechtigung zum Administrieren der Anträge, findet man im Menüpunkt Personal einen neuen Eintrag.
- Über Personal → Administration: Anträge einsteigen.
- Anschließend erhält man eine Auflistung aller gestellten Anträge.
- Mit der Listenauswahl kann noch auf die gewünschten Anträge bzw. Status gefiltert werden.
Anträge bearbeiten
- Hat z.B. ein Antrag für die Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille den Status Eingegangen, so ist hier eine Bearbeitung nötig.
- WICHTIG: Zuerst den Genehmigungsverlauf prüfen, ob Abschnitts- und Bezirks-Feuerwehrkommandant für eine Ausstellung der Auszeichnung sind.
- INFO: Befürworten AFKdt und BFKdt diesen, ist dies nur aus dem Genehmigungsverlauf zu entnehmen, der Antrag wird nicht automatisch auf Genehmigt gestellt.
- Die letztendliche Genehmigung liegt bei der administrierenden Stelle!
Status eines Antrages ändern
- Zum Ändern des Status bzw. zum Bestätigen bzw. Ablehnen eines Antrages, den gewünschten Antrag öffnen.
- Zur Registerkarte Aktionen wechseln.
- Links unten auf Aktion durchführen klicken.
- Im nun öffnenden Fenster, kann zwischen Abgelehnt und Genehmigt und Urkundendruck gewählt werden.
- Im Personalstand eintragen ist erst verfügbar, nachdem ein Antrag genehmigt wurde.
- Wurde ein Antrag mit einem falschen Status versehen, so kann dieser durch den HAW für EDV wieder auf den Status Eingegangen zurückgesetzt werden.
- Diese Funktion ist ebenfalls unter Aktionen zu finden.
- Links unten auf Aktion durchführen klicken.
- Um die Nachvollziehbarkeit zu erhalten, werden unter Aktionen alle durchgeführten Aktionen aufgelistet.
Löschen eines Antrages
- Das Löschen eines Antrages ist grundsätzlich aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht möglich.
- Wurde ein Antrag durch z.B. die antragstellende Feuerwehr falsch erstellt, so muss dieser abgelehnt und neu ausgestellt werden!
- Ein Löschen ist nur für Anträge zulässig, die zu Testzwecken angelegt wurden. In diesem Fall bitte ein kurzes Ticket erstellen.
Wiedervorlage eines Antrages
- Fehlen bei einem Antrag bestimmte Voraussetzungen wie Dienstgrad, Begründung etc. so kann eine Wiedervorlage an die antragstellende Dienststelle erfolgen.
- Hierzu wieder den Antrag öffnen.
- Die Registerkarte Wiedervorlage auswählen.
- Die Auswahl bei Wiedervorlage aktivieren auf Ja stellen.
- Bei Datum Wiedervorlage bis kann ein Datum eingetragen werden, wie lange der Antrag der Dienststelle erneut vorgelegt werden soll.
- Bei Bemerkung (Wiedervorlage) bitte einen Grund für die Wiedervorlage eintragen. Dieser wird dann im Antrag für die stellenden Dienstelle angezeigt.
- Die Registerkarte Wiedervorlage auswählen.
Antrag verstecken
- Will man verhindern, dass ein Funktionär z.B. Feuerwehrkommandant, Schriftführer etc. den Antrag in der Antragsliste der Dienststelle sieht, so kann ein Antrag versteckt werden.
- Hierzu den gewünschten Antrag öffnen.
- Die Registerkarte Administration auswählen.
- Die Auswahl bei Diesen Antrag anzeigen auf Nein stellen.
- Nun wird der Antrag nicht mehr angezeigt.
- Eventuell eine Begründung ins Bemerkungsfeld (intern) eintragen, damit nachvollzogen werden kann, warum dieser Antrag nicht angezeigt werden soll.
Anträge exportieren
- Alle gestellten Anträge können ebenfalls in ein Excel Dokument exportiert werden.
- Hierzu links oben auf Funktion wählen klicken und Export auswählen.
- Im sich anschließend öffnenden Fenster, eine Vorlage für den gewünschten Antrag auswählen.
- Hier können noch weitere Filterkriterien nach Status eingetragen werden.
- Ebenfalls können noch die zu exportierenden Spalten ausgewählt werden.
- Mit klick auf exportieren den Export starten.