Administration Anträge

HINWEIS- Diese Anleitung ist für Funktionäre auf Landes- bzw. Bezirksebene vorgesehen!

Nachdem das Antrags-System laufend erweitert wird, wird es auf Bezirksebene ebenso wichtig, die erstellten Anträge im syBOS verwalten zu können.

Ebene(n)	Landes-Feuerwehrverband, Bezirk
Benötigte Rolle(n)	A1a - Anträge Administration, A2a - Anträge Administration (lesend)
Dynamische Rolle(n)	DB1a - BFK Admin, DB2a - BFKDT, DB10a - Schriftverkehr

Anträge anlegen

• Anträge müssen über Personal → Anträge angelegt werden!
• Wird ein Antrag über die Administration angelegt, was technisch möglich ist, wird der Dienstweg bzw. der Genehmigungsverlauf für den Antrag umgangen!
• Ist dies der Fall bzw. ist das passiert, muss jener Antrag abgelehnt und richtig neu erstellt werden.

Anträge anzeigen

INFO - Auf Bezirksebene können nur Anträge verwaltet werden, die die passende Ebene besitzen z.B. Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille.

• Hat man die jeweilige Berechtigung zum Administrieren der Anträge, findet man im Menüpunkt Personal einen neuen Eintrag.
• Über Personal → Administration: Anträge einsteigen.
• Anschließend erhält man eine Auflistung aller gestellten Anträge.
  • Mit der Listenauswahl kann noch auf die gewünschten Anträge bzw. Status gefiltert werden.

Anträge bearbeiten

• Hat z.B. ein Antrag für die Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille den Status Eingegangen, so ist hier eine Bearbeitung nötig.
• WICHTIG: Zuerst den Genehmigungsverlauf prüfen, ob Abschnitts- und Bezirks-Feuerwehrkommandant für eine Ausstellung der Auszeichnung sind.
  • INFO: Befürworten AFKdt und BFKdt diesen, ist dies nur aus dem Genehmigungsverlauf zu entnehmen, der Antrag wird nicht automatisch auf Genehmigt gestellt.
  • Die letztendliche Genehmigung liegt bei der administrierenden Stelle!

Status eines Antrages ändern

• Zum Ändern des Status bzw. zum Bestätigen bzw. Ablehnen eines Antrages, den gewünschten Antrag öffnen.
• Zur Registerkarte Aktionen wechseln.
  • Links unten auf Aktion durchführen klicken.
    • Im nun öffnenden Fenster, kann zwischen Abgelehnt und Genehmigt und Urkundendruck gewählt werden.
    • Im Personalstand eintragen ist erst verfügbar, nachdem ein Antrag genehmigt wurde.
    • Wurde ein Antrag mit einem falschen Status versehen, so kann dieser durch den HAW für EDV wieder auf den Status Eingegangen zurückgesetzt werden.
      • Diese Funktion ist ebenfalls unter Aktionen zu finden.
• Um die Nachvollziehbarkeit zu erhalten, werden unter Aktionen alle durchgeführten Aktionen aufgelistet.

Löschen eines Antrages

• Das Löschen eines Antrages ist grundsätzlich aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht möglich.
  • Wurde ein Antrag durch z.B. die antragstellende Feuerwehr falsch erstellt, so muss dieser abgelehnt und neu ausgestellt werden!
• Ein Löschen ist nur für Anträge zulässig, die zu Testzwecken angelegt wurden. In diesem Fall bitte ein kurzes Ticket erstellen.

Wiedervorlage eines Antrages

• Fehlen bei einem Antrag bestimmte Voraussetzungen wie Dienstgrad, Begründung etc. so kann eine Wiedervorlage an die antragstellende Dienststelle erfolgen.
• Hierzu wieder den Antrag öffnen.
  • Die Registerkarte Wiedervorlage auswählen.
    • Die Auswahl bei Wiedervorlage aktivieren auf Ja stellen.
    • Bei Datum Wiedervorlage bis kann ein Datum eingetragen werden, wie lange der Antrag der Dienststelle erneut vorgelegt werden soll.
    • Bei Bemerkung (Wiedervorlage) bitte einen Grund für die Wiedervorlage eintragen. Dieser wird dann im Antrag für die stellenden Dienstelle angezeigt.

Antrag verstecken

• Will man verhindern, dass ein Funktionär z.B. Feuerwehrkommandant, Schriftführer etc. den Antrag in der Antragsliste der Dienststelle sieht, so kann ein Antrag versteckt werden.
• Hierzu den gewünschten Antrag öffnen.
  • Die Registerkarte Administration auswählen.
  • Die Auswahl bei Diesen Antrag anzeigen auf Nein stellen.
    • Nun wird der Antrag nicht mehr angezeigt.
  • Eventuell eine Begründung ins Bemerkungsfeld (intern) eintragen, damit nachvollzogen werden kann, warum dieser Antrag nicht angezeigt werden soll.

Anträge exportieren

• Alle gestellten Anträge können ebenfalls in ein Excel Dokument exportiert werden.
• Hierzu links oben auf Funktion wählen klicken und Export auswählen.
  • Im sich anschließend öffnenden Fenster, eine Vorlage für den gewünschten Antrag auswählen.
  • Hier können noch weitere Filterkriterien nach Status eingetragen werden.
  • Ebenfalls können noch die zu exportierenden Spalten ausgewählt werden.
  • Mit klick auf exportieren den Export starten.