HINWEIS- Diese Anleitung ist für Funktionäre auf Bezirksebene vorgesehen!
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Nachdem das Antrags-System laufend erweitert wird, wird es auf Bezirksebene ebenso wichtig, die erstellten Anträge im syBOS verwalten zu können.
Ebene(n) |
Landes-Feuerwehrverband, Bezirk
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Benötigte Rolle(n) |
A1a - Anträge Administration, A2a - Anträge Administration (lesend)
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Dynamische Rolle(n) |
DB1a - BFK Admin, DB2a - BFKDT, DB10a - Schriftverkehr
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Anträge anlegen
- Anträge müssen über Personal → Anträge angelegt werden!
- Wird ein Antrag über die Administration angelegt, was technisch möglich ist, wird der Dienstweg bzw. der Genehmigungsverlauf für den Antrag umgangen!
- Ist dies der Fall bzw. ist das passiert, muss jener Antrag abgelehnt und richtig neu erstellt werden.
Anträge anzeigen
INFO - Auf Bezirksebene können nur Anträge verwaltet werden, die die passende Ebene besitzen z.B. Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille.
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- Hat man die jeweilige Berechtigung zum Administrieren der Anträge, findet man im Menüpunkt Personal einen neuen Eintrag.
- Über Personal → Administration: Anträge einsteigen.
- Anschließend erhält man eine Auflistung aller gestellten Anträge.
- Mit der Listenauswahl kann noch auf die gewünschten Anträge bzw. Status gefiltert werden.
Anträge bearbeiten
- Hat z.B. ein Antrag für die Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille den Status Eingegangen, so ist hier eine Bearbeitung nötig.
- WICHTIG: Zuerst den Genehmigungsverlauf prüfen, ob Abschnitts- und Bezirks-Feuerwehrkommandant für eine Ausstellung der Auszeichnung sind.
- INFO: Befürworten AFKdt und BFKdt diesen, ist dies nur aus dem Genehmigungsverlauf zu entnehmen, der Antrag wird nicht automatisch auf Genehmigt gestellt.
- Die letztendliche Genehmigung liegt bei der administrierenden Stelle!
Status eines Antrages ändern
- Zum Ändern des Status bzw. zum Bestätigen bzw. Ablehnen eines Antrages, den gewünschten Antrag öffnen.
- Zur Registerkarte Aktionen wechseln.
- Links unten auf Aktion durchführen klicken.
- Im nun öffnenden Fenster, kann zwischen Abgelehnt und Genehmigt und Urkundendruck gewählt werden.
- Im Personalstand eintragen ist erst verfügbar, nachdem ein Antrag genehmigt wurde.
- Wurde ein Antrag mit einem falschen Status versehen, so kann dieser durch den HAW für EDV wieder auf den Status Eingegangen zurückgesetzt werden.
- Diese Funktion ist ebenfalls unter Aktionen zu finden.
- Um die Nachvollziehbarkeit zu erhalten, werden unter Aktionen alle durchgeführten Aktionen aufgelistet.
Löschen eines Antrages
- Das Löschen eines Antrages ist aus grundsätzlich aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht möglich.
- Wurde ein Antrag durch z.B. die antragstellende Feuerwehr falsch erstellt, so muss dieser abgelehnt und neu ausgestellt werden!
- Ein Löschen ist nur für Anträge zulässig, die zu Testzwecken angelegt wurden. In diesem Fall bitte ein kurzes Ticket erstellen.
Wiedervorlage eines Antrages
- Fehlen bei einem Antrag bestimmte Voraussetzungen wie Dienstgrad, Begründung etc. so kann ein Wiedervorlage an die antragstellende Dienststelle erfolgen.
- Hierzu wieder den Antrag öffnen.
- Die Registerkarte Wiedervorlage auswählen.
- Die Auswahl bei Wiedervorlage aktivieren auf Ja stellen.
- Bei Datum Wiedervorlage bis kann ein Datum eingetragen werden, wie lange der Antrag der Dienststelle erneut vorgelegt werden soll.
- Bei Bemerkung (Wiedervorlage) bitte einen Grund für die Wiedervorlage eintragen. Dieser wird dann im Antrag für die stellenden Dienstelle angezeigt.
Antrag verstecken
- Will man verhindern, dass ein Funktionär z.B. Feuerwehrkommandant, Schriftführer etc. den Antrag in der Antragsliste der Dienststelle sieht, so kann ein Antrag versteckt werden.
- Hier zu den gewünschten Antrag öffnen.
- Die Registerkarte Administration auswählen.
- Die Auswahl bei Diesen Antrag anzeigen auf Nein stellen.
- Nun wird der Antrag nicht mehr angezeigt.
- Eventuell eine Begründung ins Bemerkungsfeld (intern) eintragen, damit nachvollzogen werden kann, warum dieser Antrag nicht angezeigt werden soll.
Anträge exportieren
- Alle gestellten Anträge können ebenfalls in ein Excel Dokument exportiert werden.
- Hierzu links oben auf Funktion wählen klicken und Export auswählen.
- Im sich anschließend öffnenden Fenster, eine Vorlage für den gewünschten Antrag auswählen.
- Hier können noch weitere Filterkriterien nach Status eingetragen werden.
- Ebenfalls können noch die zu exportierenden Spalten ausgewählt werden.
- Mit klick auf exportieren den Export starten.