Veranstaltung

Unter Veranstaltungen können Übungen, Ausrückungen, Sitzungen, usw. im syBOS verwaltet werden.

Ebene(n)	Alle
Benötigte Rolle(n)	2 - Kommando (ansicht), 5 - Leistungen
Funktion verfügbar seit	2013

Veranstaltungs übersicht

• Über Leistungen → Veranstaltungen bekommt man eine Übersicht über die bereits eingetragenen Veranstaltungen.

Veranstaltungen eintragen

• Links oben auf das grüne Plus klicken.
• Hier kann entschieden werden, ob es sich um eine Nebenveranstaltung handelt.
  • Beispiel Nebenveranstaltung: Der Bezirk erstellt eine öffentliche Hauptveranstaltung für die Bezirkstagung und alle teilnehmenden Feuerwehren "hängen" sich sozusagen an diese Veranstaltung an.
  • Handelt es sich um eine Nebenveranstaltung, den Punkt Ja auswählen.
• Bei Hauptveranstaltung auf die drei Punkte klicken, und die gewünschte Veranstaltung suchen.
• Ist es keine Nebenveranstaltung, so muss noch ein Fachbereich bzw. eine Veranstaltungs - Vorlage ausgewählt werden.
• Durch klick auf fortfahren werden die Stammdaten der Veranstaltung geöffnet.
• In den Stammdaten werden die genauen Daten zur Veranstaltung angegeben.
  • Veranstaltung von - bis: Datum mit Uhrzeit
  • Bezeichnung: genauer Name der Veranstaltung
  • Ort: wo genau findet die Veranstaltung statt
  • Inhalt: worum geht es in der Veranstaltung
  • Status: geplant, aktiv, abgesagt, durchgeführt,...
  • Typ: um welchen Typ handelt es sich bei der Veranstaltung
  • Zusätzliche Teilnehmer: hier kann die Anzahl Feuerwehrfremder Teilnehmer eingegeben werden.
  • Öffentliche Hauptveranstaltung: bei Ja ist die Veranstaltung für andere Feuerwehren sichtbar und kann beim Erstellen einer Veranstaltung als Hauptveranstaltung ausgewählt werden.
  • Jahresplanung Veranstaltung: Mittels diesen Punkt, können Veranstaltungen sozusagen für die Jahresplanung "markiert" werden. Im Anschluss, wäre es möglich, in der Veranstaltungsliste, einen Export der Jahresplanung zu erstellen.
  • Anmeldung: Sollen sich andere Personen (entweder der eigenen Dienstelle, oder alle in OÖ) selbstständig anmelden können?
  • Hauptveranstaltung: Wurde die Veranstaltung als Nebenveranstaltung konfiguriert, wird hier die Hauptveranstaltung angezeigt. Es kann jederzeit eine Hauptveranstaltung ausgewählt werden.
  • Bearbeitungs-Status: Nach dem Ende der Veranstaltung ist der Status auf abgeschlossen zu setzen.
  • Mit klick auf speichern werden die weiteren Reiter angezeigt und die Veranstaltung angelegt.
• Teilnehmer
  • Durch Klick auf Personal hinzufügen können die Feuerwehrmitglieder ausgewählt und hinzugefügt werden.
  • Nach Auswahl der Mitglieder kann deren Funktion ausgewählt werden. Zum Beispiel kann hier der Übungsleiter bzw. ein Kraftfahrer oder Atemschutzträger hinterlegt werden.

HINWEIS - Wird die Funktion Atemschutzträger bzw. Taucher ausgewählt und ebenfalls eine Atemschutzzeit eingetragen, werden die Leistungen im Überprüfungs-System angezeigt. Dies ist ebenfalls mit der Funktion Kraftfahrer möglich.

• Die Registerkarte Zusammenarbeit wird nur dann sichtbar, wenn es sich bei der Veranstaltung um eine Öffentliche Hauptveranstaltung (siehe Oben) handelt.
  • In diesem Reiter werden alle Nebenveranstaltungen sichtbar, die mit dieser Hauptveranstaltung verknüpft sind.
• Material
  • Wird für die Veranstaltung ein Fahrzeug bzw. ein Gerät benötigt, kann dieses, sofern im syBOS hinterlegt, ausgewählt werden.
  • Durch Klick auf Material hinzufügen bekommt man eine Übersicht, über die diversesten Materialien.
• Dokumente/Bilder
  • Werden für die Veranstaltung gewisse Dokumente benötigt, können diese durch Klick auf Dokument hinzufügen im Reiter Dokumente hochgeladen werden.
  • Genauso können Bilder die von der Veranstaltung gemacht wurden, hier hochgeladen werden.
• Vorlage ändern
  • Wurde eine falsche Vorlage verwendet, kann diese relativ leicht geändert werden.
  • In der Veranstaltung bzw. in der Übersicht auf Funktion wählen klicken.
  • Vorlage ändern auswählen.
    • Hier kann jetzt ein anderer Fachbereich sowie eine andere Vorlage ausgewählt werden.
    • Mit ändern fertigstellen.

Veranstaltungseinladung erstellen

So könnte eine Einladung, welche über syBOS generiert wurde, aussehen.

• Ist z.B. eine Kommandositzung geplant, und diese wurde bereits vorab im syBOS angelegt, so kann über das System eine PDF-Einladung zu dieser Veranstaltung erstellt und abgespeichert werden.
• Das Template für die Einladung berücksichtigt neben Standardfeldern wie Bezeichnung, Datum, Ort etc. die Felder Inhalt und Bemerkung.

Einladung drucken

• Die gewünschte Veranstaltung öffnen.
• Über Funktion wählen → Ausdruck einsteigen.
• Hier kann zwischen zwei Vorlagen gewählt werden.
  • Veranstaltungseinladung - beinhaltet alle wichtigen Daten dieser Veranstaltung (siehe Screenshot rechts).
  • Veranstaltungseinladung Teilnehmer - Sind in der Veranstaltung ebenfalls die Teilnehmer hinterlegt, welche zur Veranstaltung eingeladen sind, so wird beim Druck dieser Einladung Name und Anschrift der Teilnehmer aufgedruckt.
    • Wählt man letztere Einladung aus, werden nochmals alle Teilnehmer aufgelistet. Hier kann somit nochmals selektiert werden, wer ein Einladung erhält.
  • Mit fortfahren die Einladung erstellen und abspeichern.

Veranstaltung kopieren

Eine bereits angelegte Veranstaltung kann kopiert werden

• Hat man mehrere gleiche Veranstaltungen (z.B. Bewerbstraining), kann man eine Veranstaltung ganz einfach kopieren.
• In die Veranstaltungs-Übersicht einsteigen. Leistungen → Veranstaltungen
• Bei der zu kopierenden Veranstaltung auf der linken Seite auf Funktion wählen klicken.
  • kopieren auswählen.
  • Im sich darauf öffnenden Fenster, können folgende Felder ausgefüllt werden:
    • Bezeichnung neu: Der Name der neuen Veranstaltung.
    • Veranstaltung Beginn neu: Datum und Uhrzeit.
    • Veranstaltung Ende neu: Datum und Uhrzeit.
    • Dauer: Die Dauer der Veranstaltung wird automatisch berechnet.
    • Daten kopieren: Hier kann ausgewählt werden, welche Daten von der ausgewählten Veranstaltung übernommen werden sollen. (Teilnehmer und Material werden darunter aufgelistet).
  • Mit kopieren fertigstellen.
  • Jetzt kann die Veranstaltung geöffnet, und noch diverse Daten wie Status etc. eingetragen werden.

Veranstaltungen exportieren

Veranstaltungen können genauso wie Tätigkeiten exportiert bzw. können Statistiken erstellt werden.

Statistik erstellen

Hier können noch diverse Anpassungen bzgl. Fachbereiche etc. durchgeführt werden

• Zum Erstellen einer Statistik links oben auf Funktion wählen klicken.
• Statistik auswählen
• Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem diverse Werte angepasst werden können (siehe Bild rechts).
• Mit fortfahren die Statistik erstellen.
• Anschließend wird ein PDF Dokument generiert.

Export erstellen

Hier kann wie bei der Statistik noch auf Fachbereich etc. gefiltert werden

• Es können alle Veranstaltungen exportiert werden. Ebenfalls ist es hier möglich, den Export nach der Listen Art Veranstaltung bzw. Teilnahmen zu erstellen.
  • Listen Art: Veranstaltungen - Es werden alle Veranstaltungen exportiert.
  • Listen Art: Teilnahmen - Es wird ein Liste generiert, in der angezeigt wird, welche Mitglieder bei der Übung teilgenommen haben. Im Vergleich zur Listen Art Veranstaltungen, wird dort nur die Anzahl der Teilnehmer angezeigt.
• Zum Erstellen einer Statistik links oben auf Funktion wählen klicken.
• Export auswählen
• Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem noch diverse Einstellungen angepasst werden können. Zum Beispiel kann hier auf Übungen, Schulungen etc. gefiltert werden.
• Mit fortfahren den Export erstellen.
• Anschließend wird ein Excel Dokument generiert.