syBOS Mail Service
Jeder syBOS Benutzer kann sich eine bzw. mehrere Mail-Adressen hinterlegen, um damit direkt aus syBOS Mails zu versenden. Dies funktioniert zurzeit aber nur mit folgenden Arten von Konten:
- Office 365
- Exchange
| Ebene(n) | Alle |
| Benötigte Rolle(n) | 1 - Verwaltung |
| Funktion verfügbar seit | 30. November 2015 |
Email Konto hinterlegen
Damit das Versenden auch funktioniert, muss zuerst beim jeweiligen Benutzer das E-Mail-Konto hinterlegt werden. Hierzu am Besten wie folgt vorgehen:
- Über Portal → Einstellungen zu den Benutzereinstellungen wechseln
- Registgerkarte "E-Mail-Konten" öffnen
- "E-Mail Konto hinzufügen" auswählen
- Beim Punkt Konto den richtigen Typ auswählen und auf weiter klicken
- Exchange EWS (diesen Typ kann man für internen Exchange Server verwenden)
- Office 365 (z.B. für die offizielle Adresse der Feuerwehr)
- Exchange EWS Konto hinzufügen
- Standard-Konto (soll standardmäßig von diesem Konto versendet werden?)
- Konto Name (wie soll der Eintrag in der Auflistung heißen?)
- Absender Name (welcher Name soll beim Empfänger aufscheinen?)
- E-Mail Adresse (ist in diesem Fall wirklich nur die E-Mail Adresse)
- Passwort (Passwort für das Postfach eintragen)
- Benutzername (meist der Benutzername für den Windows Rechner. Falls Unklarheiten bestehen, bitte beim Serveradministrator nachfragen).
- Exchange Server (ist die Adresse, über die der Server erreichbar ist z.B. exchange.ff-feuerwehrname.at)
- Exchange Version auswählen
- Exchange 2010 oder neuer
- Exchange 2007
- Mittels speichern, die Daten übermitteln.
- Mit einem klick auf "E-Mail Konto testen", können die eingetragenen Daten überprüft werden.
- Sind diese korrekt, bekommt man die Rückmeldung: "Benutzerdaten OK - Testnachricht gesendet!"
- Office 365 Konto hinzufügen
- Standard-Konto (soll standardmäßig von diesem Konto versendet werden?)
- Konto Name (wie soll der Eintrag in der Auflistung heißen?)
- Absender Name (welcher Name soll beim Empfänger aufscheinen?)
- E-Mail Adresse (ist gleichzeitig der Benutzername zur Authentifizierung beim Mailserver)
- Passwort (Passwort für das Postfach eintragen)
- Mittels speichern, die Daten übermitteln.
- Mit einem klick auf "E-Mail Konto testen", können die eingetragenen Daten überprüft werden.
- Sind diese korrekt, bekommt man die Rückmeldung: "Benutzerdaten OK - Testnachricht gesendet!"
- Ist alles richtig eingetragen, kann man mit "speichern & schließen" das Fenster beenden.
- Beim Punkt Konto den richtigen Typ auswählen und auf weiter klicken
Signatur einrichten
Es kann für jede hinterlegte E-Mail Adresse eine eigene Signatur eingetragen werden, die automatisch bei den Emails angehängt wird.
Zum Konfigurieren dieser, bitte wieder in die Einstellungen wechseln (Portal → Einstellungen) und das gewünschte E-Mail Konto aufrufen. Hier gibt es neben dem Reiter "Stammdaten 1" einen zweiten Reiter "Signatur". Hier kann man zwischen "Nur-Text" und "HTML" auswählen". HTML hat den Vorteil, dass man den Text formatieren sowie Bilder einfügen kann.
syBOS Mails versenden
Es können Mails an Personen direkt oder über Veranstaltungen versendet werden.
Zum Beispiel kann man in der Personal-Liste bei einem bestimmten Mitglied auf Funktion wählen 
klicken und dort ist der Eintrag syBOS E-Mail zu finden.
Im sich öffnenden Fenster, sieht man, dass bereits das Standardkonto ausgewählt, sowie die beim Konto hinterlegte Signatur bereits eingefügt ist. Hier muss man nur noch den Betreff eintragen sowie den Text der Mail verfassen. Es können auch Anhänge an die Mail angehängt werden. Rechts unten ist noch ersichtlich, bzw. könnte ausgewählt werden, an welche Adresse des Mitgliedes die E-Mail versendet werden soll.
In der Registerkarte "Optionen" können noch ein paar Anpassungen wie Priorität, Lesebestätigung, Übermittlungsbestätigung usw. ausgewählt werden.