Lehrgangsvorlage erstellen

Das Erstellen einer Lehrgangsvorlage ist nur auf Abschnitts- bzw. Bezirksebene verfügbar. Dieser Wikiartikel richtet sich somit an OAW bzw. HAW mit den passenden syBOS Rechten/Erfahrungen. Feuerwehren selbst können keine Lehrgangsvorlagen anlegen! Das anlegen von Lehrgangsvorlagen soll eine Erleichterung darstellen falls immer wieder die gleichen oder ähnliche Lehrgangsthemen behandelt werden.

Ebene(n)	Alle
Benötigte Rolle(n)	L1a - Lehrgangsverwaltung, L1b - Lehrgangsverwaltung (Vorlage), L2a - Lehrgangsverwaltung (lesen)

Lehrgangsvorlage anlegen

• Damit ein Lehrgang angelegt werden kann, braucht man wie oben bereits erwähnt eine Vorlage. Solche Vorlagen können auf Bezirksebene angelegt werden.
• Über Lehrgänge → Lehrgangs-Vorlage einsteigen.
• Mit dem grünen Plus eine Neue anlegen.
  • Eine Lehrgangsvorlage basiert auf einer Lehrgangsart (Lehrgangsarten werden vom OÖ LFV verwaltet).
  • Die passende Lehrgangsart auswählen und auf weiter klicken.

Stammdaten 1

Stammdaten 1

Im ersten Reiter der Lehrgangsvorlage können folgende Felder vordefiniert werden.

• Dienststelle: Dabei handelt es sich um die Dienststelle für welche die Vorlage angelegt wird.
• Durchführung: Hier wird angegeben welche Dienststelle den Lehrgang durchführt.
• Bezeichnung 1: Der Titel der Lehrgangsvorlage kann beliebig angepasst werden.
• Zeit von und Zeit bis: Startzeit am ersten Tag des Lehrganges, sowie Endzeit am letzten Tag.
• Lehrgangsdauer [h]: Es soll die Lehrgangsdauer in Stunden angegeben werden (Diese wird für Statistiken herangezogen. Diese Zeit, wird unter anderem bei den jeweiligen Teilnehmern, unter Leistungen angezeigt.)
• Teilnehmeranzahl: Hier kann man die Mindest- sowie die Maximalanzahl an Teilnehmern eingegeben. Zusätzlich können "interne Plätze" eingeplant werden.

Die restlichen Felder sind für Allgemeine Erklärungen zum Lehrgang bzw. dessen Ablauf.

Stammdaten 2

Stammdaten 2

Im zweiten Reiter der Lehrgangsvorlage können folgende Felder vordefiniert werden.

• Auftraggeber: Ist nur für Firmen relevant.
• Projektleiter: Ist nur für Firmen relevant.
• Lehrgangsleiter: Person, welche für diesen Lehrgang veranwortlich ist.
• BFKDT/AFKDT: Zuständiger Bezirksfeuerwehrkommandat bzw. Abschnittsfeuerwehrkommandat.
• Praxisprüfung: Ob eine Praxisprüfung für diesen Lehrgang erforderlich ist und welche maximalen Punkte erreicht werden können.
• Theorieprüfung: Ob eine Theorieprüfung für diesen Lehrgang erforderlich ist und welche maximalen Punkte erreicht werden können.
• Prüfung maximale Teilnehmeranzahl Genauere Beschreibung?
• Warteliste: Soll für diesen Lehrgang eine Warteliste für die Anmeldung verfügbar sein. (Genauere Erklärung?)
• Zusatzdaten (Formular): Hier kann z.b. ein Fragebogen ausgewählt werden. (Genauere Erklärung?)
• Art der Anmeldung: Die Anmeldung kann entweder über syBOS-intern (Gibt es meistens eine zuständige Person) abgewickelt werden oder öffentlich über die Homepage (mittels Link, muss selbstständig gemacht werden).
  • Bei der Auswahl öffentlich (Homepage) erscheinen weitere Felder welche konfiguriert werden müssen.
• E-Mail Eingagsbestätigung: Diese kann aktiviert werden und wird als Bestätigung über syBOS versendet. (an Teilnehmer & Dienststelle)

Stammdaten 3

Stammdaten 3

Im dritten Reiter der Lehrgangsvorlage können folgende Felder vordefiniert werden.

• Anzahl Gruppen: Die Anzahl an Gruppen die für diesen Lehrgang vorgesehen sind.
• Status: Ob die Lehrgangsvorlage Aktiv (Lehrgangsvorlage kann gefunden und verwendet werden) oder Inaktiv ist.
• Nächtigung möglich: Ob während dem Lehrgang eine Nächtigung möglich ist.
• Themen für Laufzettel: ?
• Interne Veröffentlichung: Muss auf "Nein" gesetzt werden, da eine Veröffentlichung nur über Link oder die Administration möglich ist.
• Zertifikatsmatrix Lehrgangsart: ?

Verrechnung

Verrechnung

Im vierten Reiter der Lehrgangsvorlage können grundlegende Felder zur Verrechnung konfiguriert werden.

• Teilnehmergebühr
• Stornogebühr
• Prüfgebühr
• Lernmittelgebühr
• Lehrgangs-Gesamtkosten
• Standardeinstellung Rechnungsadresse: Auswahl an welche Adresse die Rechnung gesendet werden soll.
• Angabe Rechnungsadresse bei der Anmeldung: Ob bei der Anmeldung eine Adresse zu hinterlegen ist.
• Erlaubte Rechnungsadressen bei der Anmeldung: Auswahl welche Adressen verwendet werden dürfen.

Weitere Konfigurationen

Wird nun diese Lehrgangsvorlage gespeichert, werden weitere Kategorien als Reiter geladen.

Nach dem speichern erscheinen weitere Reiter zur Kofiguration

Raum

Für den Lehrgang kann ein Raum bzw. Räume hinzugefügt werden. In dem sich öffnenden Fenster wählt man die Dienststelle aus, den jeweiligen Standort und den jeweiligen Raum. Weiters kann eine Bemerkung hinzugefügt werden.

Material

Hier können die für den Lehrgang nötigen Materialien, Geräte, Fahrzeuge usw. ausgewählt werden.

Ausbilder

Personen, die im Lehrgang ausbildende Tätigkeiten haben, können hier hinzugefügt werden. Über den Button "Adressen hinzufügen" können auch Gastlehrer eingetragen werden.

Voraussetzungen allgemein

• Prüfprogramm:
  • LFS-V Grundlehrgang -> Ob der Grundlehrgang erfolgreich absolviert wurde ?
  • Teilnehmer E-Mail 1 gültig -> Ob die E-Mail Adresse des Teilnehmers in syBOS versorgt ist. ?

Weitere Voraussetzungen können eingestellt werden in Bezug auf maximale Teilnahmen, unentschuldigte Abwesenheiten, Sperrlisten für Dienststellen, Mindestalter, etc. Weiters kann definiert werden wieviele Teilnehmer für eine gewisse Ausbildungsklasse einer Dienststelle teilnehmen dürfen bzw. kann ein Kontingent eingerichtet werden.

Voraussetzungen Anmeldung 1

In diesem Reiter können Lehrgänge ausgewählt werden, welche eine Vorraussetzung für die Teilnahme für den angestrebten Lehrgang sind. Beim Hinzufügen einer solchen Lehrgang-Voraussetzung hat man zusätzlich die Möglichkeit einen Wert anzugeben, wie lange der Lehrgangsabschluss/Lehrgang schon zurückliegt. (Anzahl Monate Besitz) Weiters kann auch nur eine Warnung ausgegeben werden, falls die Voraussetzung nicht erfüllt ist. Mit der Einstellung "Set" können Verknüpfungen hergestellt werden. Sind z.B Grundlehrgang und Maschinistenlehrgang in Set 1 bedeutet dies, dass beide Lehrgänge absolviert werden mussten. Ist jedoch Grundlehrgang in Set 1 und Maschinistenlehrgang in Set 2 heißt das, dass nur einer von den beiden Lehrgängen absolviert werden muss um die Voraussetzung zu erfüllen.

Voraussetzungen Anmeldung 2

Mithilfe des "hinzufügen" Buttons können diesem Reiter verschiedene Gruppen Zuordnungen hinzugefügt werden welche der Teilnehmer erfüllen muss. Beispiele:

• eine aktive Mitgliedschaft bei einer Dienststelle
• einen gewissen Dienstgrad oder Funktion
• eine wichtige Vorraussetzung ist z.B. auch die DSGVO Zustimmungserklärung (zu finden unter Einheiten)

Weiters können diese Vorraussetzungen auch wieder nur als Warnung angezeigt werden sowie auch mittels "Sets" verknüpft werden.

Voraussetzungen Anmeldung 3

Bei den Voraussetzungen im dritten Reiter können folgende Elemente über die Buttons hinzugefügt werden:

• Gruppe (Allgemeine Gruppen Zuordnungen wie im Reiter Voraussetzungen Anmeldung 2)
• Kategorie (spezielle Funktionen bzw. Leistungsabzeichen)
• Abschluss (eines bestimmten Lehrganges)
• Laufzettel (Grundausbildung)
• Überprüfung (Generelle Überprüfungen z.B. Impfungen, Erste Hilfe Kurs, etc.)

Voraussetzungen Anmeldung 4

Im vierten Reiter der Voraussetzungen können noch spezielle Anforderungen geprüft werden. Beispiele:

• Dienststelle Typ (Ob nur jemand aus einer BTF/BF/FF etc. teilnehmen darf)
• Dienststelle: Ausrüstungsklasse (Stützpunktwesen bzw. Zusatzklassen)
• Dienststelle: Jugendgruppe vorhanden
• Führerschein (Wird ein spezieller Führerschein benötigt)

Auch hier können diese Voraussetzungen nur als Warnung angezeigt werden oder mittels "Sets" verknüpft werden.

Anmeldeberechtigt

Hier wird festgelegt wer berechtigt ist einen Teilnehmer am Lehrgang anzumelden. Grunsätzlich geschieht dies durch den BFK oder AFK also muss mittels "Gruppe hinzufügen" die Funktion Abschnittsfeuerwehrkommandat bzw. Bezirksfeuerwehrkommandat hinzugefügt werden.

Ausdruck

Im Reiter Ausdruck können Vorlagen für den Stundenplan bzw. die Ausschreibung ausgewählt werden. Beim Punkt "Vorlage Zertifikat" kann die Vorlage für das Zertifikat gewählt werden, welches der Teilnehmer dann eigenständig ausdrucken kann. Der Grafikplatzhalter 1 ist für die Unterschrift links am Zertifikat gedacht. Der Grafikplatzhalter 3 ist für die Unterschrift rechts am Zertifikat gedacht.

Ausdruck Vorlagen

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Aufgaben Konfiguration

Hier können Aufgaben erstellt und verwaltet werden, die vom Veranstalter noch erledigt werden müssen. Diese Aufgaben können so konfiguriert werden, dass sie einen Überblick verschaffen welche Tätigkeiten vor/nach Lehrgangsbeginn/Lehrgangsende noch gemacht werden müssen.

Dokumente

Hier können Lehrgangsrelevante Dokumente hochgeladen werden, wie zum Beispiel Ausbildungsunterlagen und dergleichen.

Stundenplan erstellen

Der Stundenplan für diesen Lehrgang/vorlage kann über das "Stundenplansymbol" links oben erstellt werden. Dabei kann der Tag, die Uhrzeit, das Thema sowie die Adjustierung und Ausbildungsart konfiguriert werden.