Beschaffung

Mit der Einführung des Digitalfunks wird es den Feuerwehren in Oberösterreich ermöglicht, sich Funkgeräte und diverses Zubehör über ein neues Modul, Beschaffung, im syBOS zu bestellen.

Ebene(n)	Alle
Benötigte Rolle(n)	1 - Verwaltung, DF01 - Feuerwehrkommandant, DF02 - Schriftführer; zur Weiterleitung (dem Genehmigen der Bestellung) ist die entsprechende Funktion erforderlich (Kommandant, Kommandant-Stellvertreter oder Schriftführer)
Funktion verfügbar seit	05. September 2018 (nur für ausgewählte Bezirke verfügbar!)

Wo finde ich das Modul Beschaffung?

Die Beschaffung ist beim Menüpunkt Finanzen unter Beschaffung zu finden

Der Onlineshop ist im syBOS unter dem Menüpunkt Finanzen → Beschaffung zu finden (dieses Modul ist noch nicht auf alle Feuerwehren Oberösterreichs ausgerollt. Es findet zurzeit ein Testbetrieb mit ausgewählten Bezirken statt!).

Wie kann ich hier einen Artikel kaufen?

Übersicht der Bestellungen in Listenform

Bei der Anlage der Bestellung, erhält man eine Liste mit den verfügbaren Artikeln

Zusammenfassende Übersicht der aktuellen Bestellung. Menge und Rechnungsempfänger können hier nochmal angepasst werden

• Mit einem klick auf das grüne Plus links oben, bekommt man eine Übersicht über die zurzeit verfügbaren Artikel. Beim grünen Fragezeichen beim jeweiligen Artikel, erhält man weitere Informationen zu diesem.
• Hat man einen Gegenstand gefunden, der gekauft werden soll, diesen anklicken und das System wechselt automatisch zur nächsten Seite.
• Neue Bestellung durchführen
  • Hier kann man auswählen ob es sich um eine Neuanschaffung oder Ersatzbeschaffung handelt.
  • In dieser Ansicht ist das grüne Fragezeichen für die erweiterten Informationen auch nocheinmal ersichtlich.
  • Weiters kann hier die gewünschte Menge eingetragen werden.
  • Beim Rechnungsempfänger kann zwischen der "Dienststelle" (z.B. Feuerwehr) oder "Gemeinde/Auftraggeber" gewählt werden.
• Mit einem Klick auf weiter kann noch die gewünschte Anzahl eingetragen werden, sowie ist noch eine kurze Beschreibung des Artikels ersichtlich.
• Bei erneutem Klick auf weiter, erhält man eine Übersichtsseite. Hier kann nochmal die Menge der bestellten Ware geprüft, sowie auch der Rechnungsempfänger angepasst werden.
• Die Bestellung kann mit "speichern & schließen" als Entwurf gespeichert werden.

Will man einen zweiten Artikel bestellen, so muss dieser erneut über das grüne Plus angelegt, und weitergeleitet werden. In der Übersichtsseite, werden bei Einstieg ins Beschaffungsmodul alle noch offenen bzw. alle getätigten Bestellungen angezeigt.

Die Bestellung abschließen

Der Kauf selbst kann nur als Feuerwehrkommandant, Kommandant Stellvertreter oder Schriftführer durchgeführt werden.

Dies funktioniert ähnlich wie im Antragssystem. Die Bestellung muss dazu weitergeleitet werden. Hierfür gibt es in der Übersicht den schwarzen Pfeil . Die Weiterleitung kann aber auch direkt aus der Bestellung über Funktion wählen → "Weiterleitung" durchgeführt werden.

Die Bestellung wird anschließend von uns bearbeitet und versendet. Zum Gesamtpreis der Bestellung werden noch die Versandkosten addiert.

Status einer Bestellung

• Entwurf → Befindet sich eine Bestellung im Status Entwurf, kann diese noch ohne Probleme bearbeitet oder auch gelöscht werden.
• Eingegangen → Die Bestellung ist bei uns eingelangt und wird bereits bearbeitet.