Benachrichtigung: Unterschied zwischen den Versionen

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Das Benachrichigungssystem kann dazu verwendet werden Mitglieder über verschiedenste Dinge zu informieren, bzw. zu benachrichtigen.
 
Das Benachrichigungssystem kann dazu verwendet werden Mitglieder über verschiedenste Dinge zu informieren, bzw. zu benachrichtigen.
  
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| <strong>Benötigte Rolle(n)</strong>|| 1- Verwaltung (für die Konfiguration) <br> 8 - Feuerwehrmann (für das eigene Einrichten des Abos)
 
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| <strong>Enthalten in folgenden Dynamischen Rollen</strong>|| DF01 - Feuerwehrkommandant, DF02 - Schriftführer, <br> DA2a - AFKDT(v), DA1a - AFK Admin, <br> DB2a - BFKDT(v), DB1a - BFK Admin
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| <strong>Enthalten in folgenden Dynamischen Rollen</strong>|| DF02 - Schriftführer, <br> DA2a - AFKDT(v), DA1a - AFK Admin, <br> DB2a - BFKDT(v), DB1a - BFK Admin
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!Die Termin-Einstellungen können in Bezug auf die gewählte Benachrichtigungsart variieren.
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!Die Termin-Einstellungen können in Bezug auf die gewählte Benachrichtigungsart variieren. (siehe die erweiterten Erklärungen der einzelnen Benachrichtigungen)
 
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*<i>[[Benachrichtigung#Material_-_.C3.9Cberpr.C3.BCfung_Erinnerung|Material Benachrichtigungen]]</i>
 
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==Auswahl der berechtigten Empfänger==
 
==Auswahl der berechtigten Empfänger==
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Im Reiter Empfänger kann der Personenkreis definiert werden. Diese Berechtigung ermöglicht dann im nächsten Schritt, dass eine Benachrichtigung abonniert werden kann.<br>
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Dabei gibt es insgesamt drei Möglichkeiten Empfänger hinzuzufügen:<br>
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* <b>Adressen hinzufügen</b> > Es können alle im Adressbuch vorhandenen Personen hinzugefügt werden.
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* <b>Personal hinzufügen</b> > Es können die Mitglieder der ausgewählten/eigenen Dienststelle hinzugefügt werden.
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* <b>Gruppe hinzufügen</b> > Die Berechtigung für die Benarichtigung kann auch mit einer Gruppe verknüpft werden (z.B. nach einer Mitgliedschaft, Funktion, Gruppe etc.)
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Danach noch die Berechtigten Empfänger definieren, wenn eine Berechtigung als Empfänger vorhanden ist können diese danach als Abonnenten hinzugefügt werden. <br>
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==Abonnieren einer Benachrichtigung==
Dazu einfach auf den Reiter Empfänger wechseln. <br>
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[[Datei:Benachrichtigung 9.png|500px|mini|right|Eintragen der Abonennten]]
Hier können neben einzelnen Personen, bzw. Adressen auch ganze Gruppen (wie z.B. alle Aktiven Mitglieder) definiert werden. <br>
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Eine Benachrichtigung kann auf zwei verschiedene Arten abonniert werden.<br>
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* Variante eins ist das Abonnieren direkt im Reiter Abonennten. Dazu wird mit dem Button "Abo hinzufügen" eine oder mehrere Personen aus dem im vorherigen Schritt definierten Empfängerkreis ausgewählt.
 
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* Variante zwei ist durch den berechtigten Empfänger selbst durchzuführen. Dazu müssen die Benutzereinstellungen geöffnet werden.
=Abonnieren einer Benachrichtigungen=
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** Diese können über "Portal" -> "Einstellungen" -> Reiter "Benachrichtigung-Abo" eingestellt werden.
Nachdem die Einrichtung einer Benachrichtigungs-Kategorie erfolgt ist müssen noch die Empfänger definiert werden.<br>
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*Bei dem Abonnieren einer Benachrichtigung kann vom Abonnent noch einmal ausgewählt werden über welchen Kanal und in welchem Zeitraum die Benachrichtigung erhalten werden soll.
Hierzu einfach zu eine auf der Dienststelle erstellten Kategorie klicken und auf den Reiter "Abonnenten" wechseln. <br>
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Danach einfach über den Button "Abo hinzufügen" die Abonnenten definieren. <br>
 
[[Datei:Benachrichtigung 8.png|130px]] <br>
 
[[Datei:Benachrichtigung 9.png|500px]] <br>
 
Bei den Abonnenten muss ebenfalls noch der "Kanal" also die Art der Benachrichtigung definiert werden, hier ist es möglich zwischen Push-Benachrichtigung über die syBOS App und E-Mail zu wählen. <br>
 
Ebenfalls kann hier die Zeit der Benachrichtigung ausgewählt werden. <br>
 
[[Datei:Benachrichtigung 10.png|500px]] <br> <br>
 
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=Erweiterte Erklärung zu den Benachrichtigungsarten=
 
=Erweiterte Erklärung zu den Benachrichtigungsarten=
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!Diese Benachrichtigungsart steht nicht zu Verfügung!
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!Diese Benachrichtigungsart steht aktuell nicht zu Verfügung!
 
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= Webinar vom 22.06.2022 =
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*<b>F: Sind die E-Mail Benachrichtigungen kostenpflichtig?</b>
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**A: Nein. Werden über das syBOS Mail System versendet.<br><br>
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*<b>F: Reicht die Rolle 1-Verwaltung zum erstellen der Benachtrichtungen aus oder muss es explizit DF02 oder DF01 sein? </b>
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**A: Ja, diese Rolle reicht aus. Es muss dem Benutzer mindestens eine dieser Rollen zugeordnet sein um eine Konfiguration durchführen zu können.<br><br>
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*<b>F: Ist das Benachrichtigungssystem in syBOS schon aktiv geschaltet? Unter Personal kann ich leider den Eintrag Benachrichtigungen nicht finden.</b>
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**A: Das Benachrichtigungssystem wurde mit 22.05.2022 aktiviert.

Aktuelle Version vom 29. Juni 2022, 13:33 Uhr

Webinar auf Youtube: https://youtu.be/A487pGwcvwU

Das Benachrichigungssystem kann dazu verwendet werden Mitglieder über verschiedenste Dinge zu informieren, bzw. zu benachrichtigen.

Ebene(n) Feuerwehr
Abschnitt
Bezirk
Benötigte Rolle(n) 1- Verwaltung (für die Konfiguration)
8 - Feuerwehrmann (für das eigene Einrichten des Abos)
Enthalten in folgenden Dynamischen Rollen DF02 - Schriftführer,
DA2a - AFKDT(v), DA1a - AFK Admin,
DB2a - BFKDT(v), DB1a - BFK Admin
Funktion verfügbar seit 22.06.2022
Artikel zuletzt aktualisiert am 29.06.2022
Zuständige Abteilung IT (syBOS Support Ticket)

Konfiguration des Benachrichtigungssystemes

Übersicht und Erstellung einer neuen Benachrichtigung
  • Damit Mitglieder Informationen erhalten können, muss das Benachrichtigungssystem erstmalig für die Dienststelle eingerichtet werden.
  • Für einige Funktionen wird das Modul Kalender benötigt, welches nach einer ausführlichen Testphase ebenfalls ausgerollt wird.
  • Die Konfiguration der Benachrichtigungen sind unter "Personal" -> "Benachrichtigung" zu finden.
  • Eine neue Benachrichtigung kann man mit dem SyBOS Add.gif Symbol erstellen.
  • Im nächsten Schritt kann man sich dann für eine Benachrichtigungskategorie entscheiden.


Stammdaten 1

Konfiguration Stammdaten 1

Im Reiter Stammdaten 1 werden grundlegende Funktionen für die Benachrichtigung eingestellt.

  • Bezeichnung > Bennenung der Benachrichtigung
  • Kanal > Auswahlmöglichkeit auf welchem Weg die Benachrichtigung verschickt wird. (E-Mail und/oder App Push-Nachricht)
  • Dienststelle > Eigene Dienststelle
  • Filter-Dienststelle > Eigene Dienststelle
  • Dienststellen hierarchisch > Bezieht sich auf die "Filter-Dienststelle". Bei "Ja" werden auch alle Dienststellen hierarchisch unterhalbt der Filter-Dienststelle miteinbezogen.

Stammdaten 2

Versand-Einstellungen
E-Mail-Einstellungen
Termin-Einstellungen

Bei den Stammdaten 2 können für die Benachrichtigungs-Kategorie spezifische Einstellungen und Filteroptionen definiert werden.

Versand-Einstellungen

  • Intverall > täglich, wöchentlich, monatlich
    • Wenn Täglich wird die Benachrichtigung täglich gesendet.
    • Wenn Wöchentlich erscheint eine zusätzliche Box um den Wochentag zu definieren.
    • Wenn Monatlich erscheint eine zusätzliche Box um den Tag zu definieren.
  • Uhrzeit > Beliebige Uhrzeit eintragen. (Der Abonennt hat die Möglichkeit selbst eine Uhrzeit zu definieren)

E-Mail-Einstellungen

Wird der Kanal "E-Mail" verwendet so muss auch ein Template hinterlegt werden.

  • Template > Das ausgewählte Template wird für die Generierung des Mails herangezogen. (siehe Screenshot)
  • E-Mail-Text > Text wird an das Ende des generierten Mails gehängt.
  • pdf-Anhang > PDF wird generiert und an das Mail angehängt.

Termin-Einstellungen

Die Termin-Einstellungen können in Bezug auf die gewählte Benachrichtigungsart variieren. (siehe die erweiterten Erklärungen der einzelnen Benachrichtigungen)

Auswahl der berechtigten Empfänger

Konfiguration der Empfänger

Im Reiter Empfänger kann der Personenkreis definiert werden. Diese Berechtigung ermöglicht dann im nächsten Schritt, dass eine Benachrichtigung abonniert werden kann.
Dabei gibt es insgesamt drei Möglichkeiten Empfänger hinzuzufügen:

  • Adressen hinzufügen > Es können alle im Adressbuch vorhandenen Personen hinzugefügt werden.
  • Personal hinzufügen > Es können die Mitglieder der ausgewählten/eigenen Dienststelle hinzugefügt werden.
  • Gruppe hinzufügen > Die Berechtigung für die Benarichtigung kann auch mit einer Gruppe verknüpft werden (z.B. nach einer Mitgliedschaft, Funktion, Gruppe etc.)

Abonnieren einer Benachrichtigung

Eintragen der Abonennten

Eine Benachrichtigung kann auf zwei verschiedene Arten abonniert werden.

  • Variante eins ist das Abonnieren direkt im Reiter Abonennten. Dazu wird mit dem Button "Abo hinzufügen" eine oder mehrere Personen aus dem im vorherigen Schritt definierten Empfängerkreis ausgewählt.
  • Variante zwei ist durch den berechtigten Empfänger selbst durchzuführen. Dazu müssen die Benutzereinstellungen geöffnet werden.
    • Diese können über "Portal" -> "Einstellungen" -> Reiter "Benachrichtigung-Abo" eingestellt werden.
  • Bei dem Abonnieren einer Benachrichtigung kann vom Abonnent noch einmal ausgewählt werden über welchen Kanal und in welchem Zeitraum die Benachrichtigung erhalten werden soll.

Erweiterte Erklärung zu den Benachrichtigungsarten

Material - Überprüfung Erinnerung

Mailbenachrichtigung einer anstehenden Instandhaltung

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um rechtzeitig über anstehende Instandhaltungstätigkeiten informiert zu werden.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

  • Gruppe > Einstellen von welcher Materialkategorie Erinnerungen generiert werden sollen. (z.B. für Atemschutzwart die Kategorie Atemschutz)
  • Status > Filterung welchen Status die Instandhaltung haben muss.
  • Prüfungstyp > Art der Prüfung einstellen. (z.B. Reperatur, Warnung, Ausscheidung, etc.)

Der Zeitpunkt der Aussendung wird direkt beim Abonnieren getroffen. Dieser bestimmt in welchem Zeitraum eine Instandhaltungserinnerung ausgesendet wird. (1 Tag, 5 Tage, 1 Woche, 2 Wochen, 1 Monat vorher)

Material - Überprüfungssystem Übersicht

Mailbenachrichtigung der Instandhaltungsübersicht

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet um einen Überblick über die aktuellen, sowie auch vergangene Instandhaltungen der Dienststelle zu erhalten.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

  • Gruppe > Einstellen welche Materialkategorie für diese Benachrichtigung ausgewählt werden soll.
  • Status > Filterung welchen Status die Instandhaltung haben muss.
  • Prüfungstyp > Art der Prüfung einstellen. (z.B. Reperatur, Warnung, Ausscheidung, etc.)

Versand-Einstellungen siehe Versand-Einstellungen
E-Mail - Einstellungen siehe E-Mail-Einstellungen

Veranstaltung - Kalender Erinnerung

Mailbenachrichtigung einer anstehenden Veranstaltung

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um rechtzeitig über anstehende Veranstaltungen informiert zu werden.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

  • Veranstaltungen > Einstellen ob alle Veranstaltungen oder nur jene mit der Einstellung "Jahresplanung ja" betroffen sein sollen.
  • Veranstaltungs - Vorlage > Definierung welche Veranstaltungs-Vorlage verwendet werden soll.
  • Fachbereich > Definierung welcher Fachbereich verwendet werden soll. (Feuerwehrausbildung Aktive, Jugendarbeit, etc.)
  • Typ > Definierung welcher Typ verwendet werden soll. (Schulung, Übung, Videokonferenz, etc.)

Der Zeitpunkt der Aussendung wird direkt beim Abonnieren getroffen. Dieser bestimmt in welchem Zeitraum die Benachrichtigung erfolgen soll. (5,10,15,30,60 Minuten vorher)

Veranstaltung - Übersicht

Mailbenachrichtigung der Veranstaltungen im ausgewählen Zeitraum

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um eine Übersicht über anstehende Veranstaltungen zu bekommen.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

  • Veranstaltungen > Einstellen ob alle Veranstaltungen oder nur jene mit der Einstellung "Jahresplanung ja" betroffen sein sollen.
  • Veranstaltungs - Vorlage > Definierung welche Veranstaltungs-Vorlage verwendet werden soll.
  • Fachbereich > Definierung welcher Fachbereich verwendet werden soll. (Feuerwehrausbildung Aktive, Jugendarbeit, etc.)
  • Typ > Definierung welcher Typ verwendet werden soll. (Schulung, Übung, Videokonferenz, etc.)

Der Zeitraum der Versand-Einstellungen beeinflusst auch die Liste der Veranstaltungen. Wenn z.B. der Versand wöchentlich passiert, werden auch nur Veranstaltungen angezeigt, welche in dieser Woche stattfinden.

Versand-Einstellungen siehe Versand-Einstellungen

Personal - Geburtstag

Mailbenachrichtigung der Geburtstage

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um eine Geburtstagserinnerung der Mannschaft zu erhalten.
Der Zeitraum der Versand-Einstellungen beeinflusst dabei auch die Liste der Geburtstage. Wenn z.B. der Versand wöchentlich geschieht, werden auch nur Personen angezeigt, welche in dieser Woche Geburtstag haben.

Versand-Einstellungen siehe Versand-Einstellungen

Personal - Überprüfungssystem Übersicht

Beispiel: Übersicht der Atemschutzuntersuchung

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um eine Übersicht über die Überprüfungen der Mannschaft zu erhalten.
Zum Beispiel kann der Atemschutzwart einen monatlichen Bericht erhalten, wie es um die Atemschutztauglichkeiten steht.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

  • Prüfung > Einstellen welche Prüfungskategorie für diese Benachrichtigung ausgewählt werden soll. (z.B. Atemschutzuntersuchung, Erste-Hilfe Kurs, etc.)
  • Gültigkeit > Definierung welchen Status diese Prüfung haben soll. (alle, gültig, Warnung, nicht gültig, Kein Eintrag)

Versand-Einstellungen siehe Versand-Einstellungen
E-Mail - Einstellungen siehe E-Mail-Einstellungen

Personal - Kalender Erinnerung

Diese Benachrichtigungsart steht aktuell nicht zu Verfügung!

Webinar vom 22.06.2022

  • F: Sind die E-Mail Benachrichtigungen kostenpflichtig?
    • A: Nein. Werden über das syBOS Mail System versendet.

  • F: Reicht die Rolle 1-Verwaltung zum erstellen der Benachtrichtungen aus oder muss es explizit DF02 oder DF01 sein?
    • A: Ja, diese Rolle reicht aus. Es muss dem Benutzer mindestens eine dieser Rollen zugeordnet sein um eine Konfiguration durchführen zu können.

  • F: Ist das Benachrichtigungssystem in syBOS schon aktiv geschaltet? Unter Personal kann ich leider den Eintrag Benachrichtigungen nicht finden.
    • A: Das Benachrichtigungssystem wurde mit 22.05.2022 aktiviert.