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| + | ! HINWEIS- Diese Anleitung ist für Funktionäre auf Landes- bzw. Bezirksebene vorgesehen! |
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| Nachdem das Antrags-System laufend erweitert wird, wird es auf Bezirksebene ebenso wichtig, die erstellten Anträge im syBOS verwalten zu können. | | Nachdem das Antrags-System laufend erweitert wird, wird es auf Bezirksebene ebenso wichtig, die erstellten Anträge im syBOS verwalten zu können. |
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| | <strong>Ebene(n)</strong>|| Landes-Feuerwehrverband, Bezirk | | | <strong>Ebene(n)</strong>|| Landes-Feuerwehrverband, Bezirk |
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− | | <strong>Benötigte Rolle(n)</strong>|| 1 - Verwaltung, zur Weiterleitung ist die entsprechende Funktion erforderlich (Kommandant oder seine Stellvertreter) | + | | <strong>Benötigte Rolle(n)</strong>|| A1a - Anträge Administration, A2a - Anträge Administration (lesend) |
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| + | | '''Dynamische Rolle(n)''' || DB1a - BFK Admin, DB2a - BFKDT, DB10a - Schriftverkehr |
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| + | == Anträge anlegen == |
| + | * Anträge müssen über '''Personal → Anträge''' angelegt werden! |
| + | * Wird ein Antrag über die Administration angelegt, was technisch möglich ist, wird der Dienstweg bzw. der Genehmigungsverlauf für den Antrag umgangen! |
| + | * Ist dies der Fall bzw. ist das passiert, muss jener Antrag abgelehnt und richtig neu erstellt werden. |
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| + | == Anträge anzeigen == |
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| + | ! INFO - Auf Bezirksebene können nur Anträge verwaltet werden, die die passende Ebene besitzen z.B. Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille. |
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| + | * Hat man die jeweilige Berechtigung zum Administrieren der Anträge, findet man im Menüpunkt '''Personal''' einen neuen Eintrag. |
| + | * Über '''Personal''' → '''Administration: Anträge''' einsteigen. |
| + | * Anschließend erhält man eine Auflistung aller gestellten Anträge. |
| + | ** Mit der Listenauswahl kann noch auf die gewünschten Anträge bzw. Status gefiltert werden. |
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| + | == Anträge bearbeiten == |
| + | * Hat z.B. ein Antrag für die Feuerwehr-Bezirksverdienstmedaille den Status '''Eingegangen''', so ist hier eine Bearbeitung nötig. |
| + | * WICHTIG: Zuerst den Genehmigungsverlauf prüfen, ob Abschnitts- und Bezirks-Feuerwehrkommandant für eine Ausstellung der Auszeichnung sind. |
| + | ** INFO: Befürworten AFKdt und BFKdt diesen, ist dies nur aus dem Genehmigungsverlauf zu entnehmen, der Antrag wird '''nicht automatisch auf Genehmigt''' gestellt. |
| + | ** Die letztendliche Genehmigung liegt bei der administrierenden Stelle! |
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| + | === Status eines Antrages ändern === |
| + | * Zum Ändern des Status bzw. zum Bestätigen bzw. Ablehnen eines Antrages, den gewünschten Antrag öffnen. |
| + | * Zur Registerkarte '''Aktionen''' wechseln. |
| + | ** Links unten auf '''Aktion durchführen''' klicken. |
| + | *** Im nun öffnenden Fenster, kann zwischen '''Abgelehnt''' und '''Genehmigt und Urkundendruck''' gewählt werden. |
| + | *** '''Im Personalstand eintragen''' ist erst verfügbar, nachdem ein Antrag genehmigt wurde. |
| + | *** Wurde ein Antrag mit einem falschen Status versehen, so kann dieser durch den HAW für EDV wieder auf den Status '''Eingegangen''' zurückgesetzt werden. |
| + | **** Diese Funktion ist ebenfalls unter '''Aktionen''' zu finden. |
| + | * Um die Nachvollziehbarkeit zu erhalten, werden unter '''Aktionen''' alle durchgeführten Aktionen aufgelistet. |
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| + | == Löschen eines Antrages == |
| + | * Das Löschen eines Antrages ist grundsätzlich aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht möglich. |
| + | ** Wurde ein Antrag durch z.B. die antragstellende Feuerwehr falsch erstellt, so muss dieser '''abgelehnt''' und '''neu ausgestellt''' werden! |
| + | * Ein Löschen ist nur für Anträge zulässig, die zu Testzwecken angelegt wurden. In diesem Fall bitte ein kurzes [[Ticket schreiben|Ticket]] erstellen. |
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| + | == Wiedervorlage eines Antrages == |
| + | * Fehlen bei einem Antrag bestimmte Voraussetzungen wie '''Dienstgrad''', '''Begründung''' etc. so kann eine Wiedervorlage an die antragstellende Dienststelle erfolgen. |
| + | * Hierzu wieder den Antrag öffnen. |
| + | ** Die Registerkarte '''Wiedervorlage''' auswählen. |
| + | *** Die Auswahl bei '''Wiedervorlage aktivieren''' auf '''Ja''' stellen. |
| + | *** Bei '''Datum Wiedervorlage bis''' kann ein Datum eingetragen werden, wie lange der Antrag der Dienststelle erneut vorgelegt werden soll. |
| + | *** Bei '''Bemerkung (Wiedervorlage)''' bitte einen Grund für die Wiedervorlage eintragen. Dieser wird dann im Antrag für die stellenden Dienstelle angezeigt. |
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| + | == Antrag verstecken == |
| + | * Will man verhindern, dass ein Funktionär z.B. Feuerwehrkommandant, Schriftführer etc. den Antrag in der Antragsliste der Dienststelle sieht, so kann ein Antrag '''versteckt''' werden. |
| + | * Hierzu den gewünschten Antrag öffnen. |
| + | ** Die Registerkarte '''Administration''' auswählen. |
| + | ** Die Auswahl bei '''Diesen Antrag anzeigen''' auf '''Nein''' stellen. |
| + | *** Nun wird der Antrag nicht mehr angezeigt. |
| + | ** Eventuell eine Begründung ins '''Bemerkungsfeld (intern)''' eintragen, damit nachvollzogen werden kann, warum dieser Antrag nicht angezeigt werden soll. |
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| + | == Anträge exportieren == |
| + | * Alle gestellten Anträge können ebenfalls in ein Excel Dokument exportiert werden. |
| + | * Hierzu links oben auf '''Funktion wählen''' klicken und '''Export''' auswählen. |
| + | ** Im sich anschließend öffnenden Fenster, eine Vorlage für den gewünschten Antrag auswählen. |
| + | ** Hier können noch weitere Filterkriterien nach '''Status''' eingetragen werden. |
| + | ** Ebenfalls können noch die zu exportierenden Spalten ausgewählt werden. |
| + | ** Mit klick auf '''exportieren''' den Export starten. |