Antrag anlegen

Antrag anlegen

• Über Personal → Anträge in das Antragswesen einsteigen.
• Links oben auf das grüne Plus  klicken, um einen Antrag anzulegen.
• Im nachfolgendem Fenster folgende Einstellungen treffen:
  • Kategorie
  • Art des Antrages
  • Person
    • Hier Personal oder Adresse wählen
  • Dienststelle
• Meldung bestätigenMit "Antrag anlegen" die Anlage des Antrags abschließen und die nachfolgende Meldung mit "OK" bestätigen

Antrag weiterleiten

• Nachdem alle Daten richtig eingegeben wurden, kann der Antrag von der jeweils berechtigten Person weitergeleitet werden.
• Zum weiterleiten eines Antrages scheint links neben diesem das "Weiterleitungs-Symbol"  auf.
• Sollte der Pfeil zum Weiterleiten nicht ersichtlich sein (siehe Screenshot rechts), so bitte prüfen, ob die Spalte "Aktion" breit genug ist und gegebenenfalls verbreitern.

Wiedervorlage von Anträgen

• Die Wiedervorlage eines Antrags ermöglicht es, dass der Antrag zur erneuten Bearbeitung an den Antragsteller zurückgegeben wird. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn für den Dienstausweis ein Foto hochgeladen wird, welches nicht den Fotokriterien entspricht.
• Ein Antrag, für den eine Wiedervorlage aktiv ist, wird mit einem gelben Warnzeichen  gekennzeichnet.
• Zusätzlich dazu erhält die Dienststelle ein E-Mail mit dem Grund der Wiedervorlage.
• persönliche Daten müssen direkt im Personalstamm der jeweiligen Person geändert werden.
• Wurden die Daten ausgebessert, auf Daten aktualisieren klicken und den Antrag wieder weiterleiten.

Antragsstatus

Die Anträge in syBOS haben je nach ihrem Bearbeitungsstand einen unterschiedlichen Status. Folgende Stati sind möglich:

• Entwurf: Der Antrag steht noch auf Entwurf und wurde noch nicht weitergeleitet
• Weiterleitung: Der Antrag wurde von der Feuerwehr weitergeleitet und muss evtl. noch durch weitere Stellen weitergeleitet werden (z.B. Auszeichnungen)
• Eingegangen: Der Antrag ist bei der bearbeitenden Stelle (meist das LFK) eingegangen
• In Arbeit: Der Antrag ist bei der bearbeitenden Stelle eingelangt und wird bearbeitet
• Genehmigt: Der Antrag wurde erfolgreich bearbeitet und abgeschlossen
• Abgelehnt: Der Antrag musste abgelehnt werden. Die Feuerwehr wird über den Ablehnungsgrund informiert

Antrag anlegen

• Unter Personal → Anträge öffnen.
• Mit Klick auf das grüne Plus  links oben, einen neuen Antrag erstellen.
  • Bei der Kategorie-Auswahl Mitgliedschaften auswählen.
  • Bei der Art des Antrages, kann nun zwischen AKTIV/RESERVE und JUGEND unterschieden werden.
  • Dienststelle auswählen, für die das Mitglied angelegt werden soll.
• Antrag anlegen auswählen und Popup-Meldung mit OK bestätigen.
• Nachfolgendes Fenster, mit den Daten des neuen Mitgliedes ausfüllen (alle Felder mit einem Rufzeichen sind Pflichtfelder!).
• Sollte das Mitglied lediglich eine ausländische SV-Nummer haben, ist diese einzutragen.

Formular für Jugendmitglieder ausfüllen

• Daten für die Zustimmungserklärung: Hier werden die Daten des neuen Jugendfeuerwehrmitgliedes eingetragen.
  • Mitgliedschaft: Hier Jugend auswählen.
• Daten des Obsorgeberechtigten: Diese Daten können z.B. von einem Elternteil des Kindes sein (die eingegebenen Daten, werden nur für das Formular benötigt, es wird hier keine Adresse unter Kontakte angelegt!).
• Einwilligungserklärung: Sobald alle Felder richtig ausgefüllt sind, kann man sich mit speichern & drucken die Einwilligungserklärung erstellen, vom Obsorgeberechtigten unterschreiben lassen und diese dann hochladen (das Dokument ist anschließend beim Mitglied unter dem Reiter Dokumente zu finden.
• Daten für das neue Mitglied
  • Dienstgrad Jugendfeuerwehrmitglied auswählen.
  • Die Zuordnung zum Hilfssäckel einstellen
  • Geburtsdatum des Jugendlichen eintragen
  • Sozialversicherungsnummer in 10 stelliger Form eintragen z.B. 1234 TTMMJJJJ
  • Am unteren Ende kann noch ein Bild hochgeladen werden.
    • Wird hier ein Foto hochgeladen, so wird dies bereits auf dem provisorischen Dienstausweis aufgedruckt.
      • Bitte darauf achten, dass das Foto den Fotokriterien für die 4youCard entspricht. Somit muss dieses beim Antrag für den Dienstausweis nicht erneut hochgeladen werden.
    • Dieses Bild wird ebenfalls gleich im Personalstand bei der angelegten Person hinterlegt.

Formular für Aktive bzw. Reservemitglieder ausfüllen

•  Daten für die Zustimmungserklärung: Hier werden die Daten des neuen Feuerwehrmitgliedes eingetragen.
  • Mitgliedschaft: Hier Aktiv oder Reserve auswählen.
• DSGVO-Einwilligungserklärung: Sobald alle Felder richtig ausgefüllt sind, kann man mit speichern & drucken die DSGVO-Einwilligungserklärung erstellen. Diese vom neuen Feuerwehrmitglied unterschreiben lassen und dann im Antrag hochladen (erlaubte Dateiformate sind .pdf, .png und .jpeg). Das Dokument ist anschließend beim Mitglied unter dem Reiter Dokumente zu finden.
• Daten für das neue Mitglied
  • Dienstgrad Probefeuerwehrmann oder Feuerwehrmann auswählen.
  • Die Zuordnung zum Hilfssäckel einstellen
  • Geburtsdatum eintragen
  • Sozialversicherungsnummer in 10 stelliger Form eintragen z.B. 1234 TTMMJJJJ
  • Am unteren Ende kann noch ein Bild hochgeladen werden.
    • Wird hier ein Foto hochgeladen, so wird dies bereits auf dem provisorischen Dienstausweis aufgedruckt.

Antrag weiterleiten

• Nachdem alle Daten richtig eingegeben wurden, können der Feuerwehrkommandant, der 1. oder 2. Stellvertreter des Feuerwehrkommandanten sowie der Schriftführer den Antrag weiterleiten. Nachdem ein Antrag weitergeleitet wurde, ist dieser automatisch genehmigt und das Mitglied scheint sofort in der Personalliste auf.
• Zum weiterleiten eines Antrages scheint links neben diesem das "Weiterleitungs-Symbol"  auf.

Provisorischen Dienstausweis drucken

• Wurde der Antrag erfolgreich weitergeleitet, kann über den Button Drucken, ein provisorische Dienstausweis gedruckt werden.

Folgeantrag für die 4youCard

• Nach dem abgeschlossenen Antrag für ein neues Feuerwehrjugend-Mitglied wird automatisch nach wenigen Minuten ein Antrag für die "4youCard Feuerwehr" erzeugt.
• Die Entscheidung ob eine 4youCard oder 4youCard Junior ausgestellt wird erfolgt automatisch aufgrund des Alters.
• Wie der erstellte Antrag bearbeitet werden kann wird im entsprechenden Wiki-Eintrag dazu beschrieben.
• Die Ausstellung der 4youCard erfolgt direkt durch die Jugendservice-Stelle des Landes OÖ. Die genehmigten 4youCard-Anträge werden alle zwei Wochen ausgestellt.

Allgemeine Informationen

Antrag bearbeiten

Nachdem ein neues Jugendmitglied angelegt wurde (hier geht es zum Wiki-Eintrag dazu), wird automatisch der Antrag "Neues Feuerwehrmitglied JUGEND" angelegt.

Der Antrag muss nun wie folgt bearbeitet werden:

• Daten des Mitglieds (Screenshot Punkt 1 und 3) kontrollieren
• Sollten noch Daten aus dem Personalstand des Mitgliedes zu ergänzen oder zu ändern sein , so muss dies direkt in den Stammdaten des Mitgliedes erfolgen.
  • Sobald dies erfolgt ist, den Antrag erneut öffnen und rechts unten den Button Daten aktualisieren auswählen.
• Passfoto laut 4youCard-Fotokriterien
  • Hier jenes Foto hochladen, das auf die 4youCard gedruckt werden soll.
  • ACHTUNG: Das Passfoto muss den 4youCard-Fotokriterien entsprechen. (Kopf 2/3 des Bilds, gerader Blick, keine Kopfbedeckung,...)
  • Beim Hochladen des Fotos, bzw. beim Anpassen des Ausschnittes, ist das Seitenverhältnis bereits richtig eingestellt.
• Bestätigung der Daten durch den Feuerwehrkommandanten bzw. dessen Stellvertreter
  • Sind alle Daten korrekt und entspricht das hochgeladene Foto den 4youCard-Fotokriterien, bestätigt der Feuerwehrkommandant bzw. dessen Stellvertreter dies und akzeptiert die genannten Bedingungen (siehe Screenshot).

Antrag weiterleiten

• Nachdem alle Daten richtig eingegeben wurden, können der Feuerwehrkommandant sowie der 1. oder 2. Stv. des Feuerwehrkommandanten den Antrag weiterleiten.
  • Hierfür ist unter Personal → Anträge links neben jedem Antrag das Weiterleitungssymbol  vorhanden.

Wiedervorlage des Antrags

• Wenn Daten im Antrag nicht vollständig oder richtig sind bzw. das Foto nicht den Fotokriterien entspricht, wird der Antrag auf Wiedervorlage gesetzt.
• Ein Antrag, für den eine Wiedervorlage aktiv ist, wird mit einem gelben Warnzeichen  gekennzeichnet.
• Zusätzlich dazu erhält die Dienststelle ein E-Mail mit dem Grund der Wiedervorlage.
• persönliche Daten müssen direkt im Personalstamm der jeweiligen Person geändert werden.
• Wurden die Daten ausgebessert, auf Daten aktualisieren klicken und den Antrag wieder weiterleiten.

Verlust/Defekt der 4youCard

Bei Verlust/Defekt der 4youCard des Jugendmitglieds muss beim Landes-Feuerwehrkommando OÖ eine Ersatzausstellung beantragt werden.

• Dazu bitte eine E-Mail mit syBOS-ID, Namen und Geburtsdatum des Mitglieds an mitglieder@ooelfv.at senden.
• Es wird ein neuerlicher Antrag durch das Landes-Feuerwehrkommando erstellt.
• Eine Info, dass der Antrag befüllt und weitergeleitet werden kann ergeht an die Feuerwehr.
• anschließend ist gleich vorzugehen, wie bei der ersten Beantragung der 4youCard.

Namensänderung/Feuerwehrwechsel

Ändert sich der Nachname des Jugendmitglieds oder wechselt dieses zu einer anderen Feuerwehr, ist eine neue 4youCard zu beantragen. Hierzu bitte wie oben in "Verlust/Defekt der 4youCard" beschrieben vorgehen.

Austritt des Jugendmitglieds

Tritt das Jugendmitglied aus der Feuerwehr aus, ist die 4youCard bei der Feuerwehr zurückzugeben und durch diese zu vernichten. Eine "normale" 4youCard kann jederzeit kostenlos durch den Jugendlichen mittels Antrag beim Land OÖ bestellt werden.

Provisorischer Ausweis für Feuerwehrjugendmitglieder

• Wurde der Antrag erfolgreich weitergeleitet, kann über den Antrag ein provisorischer Ausweis für Mitglieder der Feuerwehrjugend erstellt und ausgedruckt werden.
• Dazu den erstellten Antrag öffnen und auf den Button Drucken klicken.
• Der provisorische Ausweis, wird erstellt und kann ausgedruckt werden.
  • Mit Stempel der Feuerwehr sowie Unterschrift des Feuerwehrkommandanten, erlangt der Dienstausweis seine Gültigkeit.
  • Dieser provisorische Ausweis für Mitglieder der Feuerwehrjugend ist dem Ausweis Feuerwehrjugendmitglied (4youCard) gleichgestellt und für 6 Monate gültig.