Neues Mitglied

Das Anlegen eines neuen Feuerwehrmitgliedes stellt einen wichtigen Teil des täglichen Geschäftes der Feuerwehren dar. Dieser Prozess wurde mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) überarbeitet, um diesen rechtlich korrekt abwickeln zu können.

Ist das neu aufzunehmende Mitglied bereits bei einer anderen Feuerwehr und möchte die Mitgliedschaft bei dieser beenden, kann der Übertritt mit dem Personal-Assistent durchgführt werden. Der Personal-Assisten kann ebenfalls dazu verwendet werden, um ein Mitglied für eine andere Feuerwehr einsatzberechtigt zu stellen.

Ebene(n)	Alle
Benötigte Rolle(n)	1 - Verwaltung, zur Weiterleitung ist die entsprechende Funktion erforderlich (Kommandant, Kommandant-Stellvertreter oder Schriftführer)
Funktion verfügbar seit	25. Mai 2018

Wie wird nun das Mitglied angelegt?

Antrag anlegen

Beispiel eines ausgefüllten Formulares für ein Jugend-Mitglied

Beispiel eines ausgefüllten Formulares für ein Aktives-Mitglied

• Unter Personal → Anträge öffnen.
• Mit Klick auf das grüne Plus links oben, einen neuen Antrag erstellen.
  • Bei der Kategorie-Auswahl Mitgliedschaften auswählen.
  • Bei der Art des Antrages, kann nun zwischen AKTIV/RESERVE und JUGEND unterschieden werden.
  • Dienststelle auswählen, für die das Mitglied angelegt werden soll.
• Antrag anlegen auswählen und Popup-Meldung mit OK bestätigen.
• Nachfolgendes Fenster, mit den Daten des neuen Mitgliedes ausfüllen (alle Felder mit einem Rufzeichen sind Pflichtfelder!).

Ausfüllen des Formulares für Jugendmitglieder

• Daten für die Zustimmungserklärung: Hier werden die Daten des neuen Jugendfeuerwehrmitgliedes eingetragen.
  • Mitgliedschaft: Hier Jugend auswählen.
• Daten des Obsorgeberechtigten: Diese Daten können z.B. von einem Elternteil des Kindes sein (die eingegebenen Daten, werden nur für das Formular benötigt, es wird hier keine Adresse unter Kontakte angelegt!).
• Einwilligungserklärung: Sobald alle Felder richtig ausgefüllt sind, kann man sich mit speichern & drucken die Einwilligungserklärung erstellen, vom Obsorgeberechtigten Unterschreiben lassen und diese dann hochladen (das Dokument ist anschließend beim Mitglied unter dem Reiter Dokumente zu finden.
• Daten für das neue Mitglied
  • Dienstgrad Jugendfeuerwehrmitglied auswählen.
  • Die Zuordnung zum Hilfssäckel einstellen
  • Geburtsdatum des Jugendlichen eintragen
  • Sozialversicherungsnummer in 10 stelliger Form eintragen z.B. 1234 ttmmjj
  • Am unteren Ende kann noch ein Bild hochgeladen werden.
    • Wird hier ein Foto hochgeladen, so wird dies bereits auf dem provisorischen Dienstausweis aufgedruckt.
      • Bitte darauf achten, dass das Foto den Fotokriterien für Dienstausweise entspricht. Somit muss dieses beim Antrag für den Dienstausweis nicht erneut hochgeladen werden.
    • Dieses Bild wird ebenfalls gleich im Personalstand bei der angelegten Person hinterlegt.

Ausfüllen des Formulares für Aktive- bzw. Reservemitglieder

• Daten für die Zustimmungserklärung: Hier werden die Daten des neuen Feuerwehrmitgliedes eingetragen.
  • Mitgliedschaft: Hier Aktiv oder Reserve auswählen.
• Einwilligungserklärung: Sobald alle Felder richtig ausgefüllt sind, kann man sich mit speichern & drucken die Einwilligungserklärung erstellen, vom neuen Feuerwehrmitglied Unterschreiben lassen und diese dann hochladen (das Dokument ist anschließend beim Mitglied unter dem Reiter Dokumente zu finden.
• Daten für das neue Mitglied
  • Dienstgrad Probefeuerwehrmann oder Feuerwehrmann auswählen.
  • Die Zuordnung zum Hilfssäckel einstellen
  • Geburtsdatum eintragen
  • Sozialversicherungsnummer in 10 stelliger Form eintragen z.B. 1234 ttmmjj
  • Am unteren Ende kann noch ein Bild hochgeladen werden.
    • Wird hier ein Foto hochgeladen, so wird dies bereits auf dem provisorischen Dienstausweis aufgedruckt.
    • Dieses Bild wird ebenfalls gleich im Personalstand bei der angelegten Person hinterlegt.
• Im nächsten Schritt speichern & drucken auswählen. Die hier generierte Einwilligungserklärung und Geheimhaltungsvereinbarung vom Mitglied unterschreiben lassen, und im Antrag wieder hochladen (erlaubte Dateiformate sind .pdf, .png und .jpeg).

Den Antrag weiterleiten

• Nachdem alle Daten richtig eingegeben wurden, können der Feuerwehrkommandant, der 1. oder 2. Stellvertreter des Feuerwehrkommandanten sowie der Schriftführer den Antrag weiterleiten. Nachdem ein Antrag weitergeleitet wurde, ist dieser automatisch genehmigt und das Mitglied scheint sofort in der Personalliste auf.
• Zum weiterleiten eines Antrages scheint links neben diesem das "Weiterleitungs-Symbol" auf.
• Sollte der Pfeil zum Weiterleiten nicht ersichtlich sein (siehe Screenshot rechts), so bitte prüfen, ob die Spalte "Aktion" breit genug ist und gegebenenfalls verbreitern.

Provisorischen Dienstausweis drucken

Mit dem Drucken-Button, kann der provisorische Dienstausweis nach dem weiterleiten gedruckt werden

• Wurde der Antrag erfolgreich weitergeleitet, kann über den Button Drucken, der provisorische Dienstausweis gedruckt werden.

Folgeantrag: 4youCard bzw. 4youCard Junior

• Nach dem abgeschlossenen Jugend-Mitgliedsantrag wird weiters automatisch nach wenigen Minuten ein Kartenantrag für die "4youCard Feuerwehr" erzeugt.
• Die Entscheidung 4youCard oder 4youCard Junior erfolgt automatisch aufgrund des Alters
• Wie der erstellte Antrag bearbeitet werden kann wird in diesem Wiki-Eintrag erklärt.
• Die Ausstellung der 4youCard erfolgt nicht durch das Landes-Feuerwehrkommando OÖ sondern durch einen Partner des Landes. Auf den Ausstellungsrhythmus hat das LFKDO OÖ keinen Einfluss.

Die verschiedenen Status eines Antrages

• Entwurf: Die Feuerwehr kann den Antrag jederzeit ändern oder löschen. Der Kommandant, einer seiner Stellvertreter oder der Schriftführer müssen den Antrag weiterleiten.
• Genehmigt: Der Antrag für das neue Mitglied wird vom System automatisch genehmigt und abgeschlossen.