Laufzettel - Grundausbildung (Truppmannausb.)

Webinar zum ansehen auf Youtube https://youtu.be/5rLs3lOSPwk

In diesem Artikel wird die Anlage und Abwicklung des Laufzettels für die Grundausbildung erklärt.

Ebene(n)	Alle
Benötigte Rolle(n)	1 - Verwaltung oder 5 - Leistungen
Enthalten in folgenden Dynamischen Rolle(n)	DF01 - Feuerwehrkommandant, DF02 - Schriftführer, DA2a - AFKDT(v), DA1a - AFK Admin, DB2a - BFKDT(v), DB1a - BFK Admin, DAB2a - Ausbildung
Artikel zuletzt aktualisiert am	22.01.2021
Zuständige Abteilung	Landesfeuerwehrschule (lfs@ooelfv.at)

Allgemeine Informationen

• Der im syBOS verfügbare Laufzettel Grundausbildung(Truppmannausb.) wird den bisher verwendeten handschriftlichen Laufzettel ablösen.
• Somit wird die Dokumentation, sowie der Nachweis der Ausbildungsschwerpunkte digital im syBOS festgehalten.
• Die verpflichtende Nutzung dieses digitalen Laufzettels wird ab dem Jahr 2021 in Kraft treten
• Wartung sowie Hilfestellung wird durch die Fachabteilung Landesfeuerwehrschule durchgeführt.

Video zum Webinar vom 18.11.2020 https://youtu.be/5rLs3lOSPwk

Anlage eines Laufzettels für ein Feuerwehrmitglied

Laufzettel beim Mitglied anlegen

• Um bei einem Mitglied einen Laufzettel für die Grundausbildung anzulegen wechseln wir über den Reiter Personal in die Personal-Liste.
• Man wählt das betroffene Mitglied aus und öffnet somit die Stammdaten.
• Im Reiter Laufzettel klicken wir auf den Button Laufzettel hinzufügen.
• In dem sich öffnenden Fenster kann man den Laufzettel Grundausbildung (Truppmannausb.) auswählen und speichern.
• Somit wurde der Laufzettel für das Mitglied hinzugefügt und die Ausbildung kann gestartet werden.

Eintragen des Ausbildungs Fortschrittes

Themen für den Laufzettel eintragen

• Um ein behandeltes Thema in den Laufzettel eintragen zu können muss eine Veranstaltung angelegt werden.
• Dazu klicken wir auf den Reiter Leistungen, auf Veranstaltungen und erstellen mithilfe des Symbols eine neue Veranstaltung.

• Bei folgenden Veranstaltungsvorlagen kann ein Laufzettel-Inhalt eingetragen werden:
• Fachbereich: Feuerwehrausbildung Aktive
  • BD: Brandeinsatz
  • GK: Fahrzeuge
  • GK: Geräte & Einsatzmittel
  • SO: Atem- & Körperschutz
  • SO: Begehung
  • SO: FMD
  • SO: Funk | Leitstelle | Lotsen
  • SO: Grundausbildung
  • SO: Sonstige Ausbildung (Aktive)
  • SP: Gefährliche Stoffe
  • SP: Höhenrettung
  • TE: Personenrettung
  • TE: Technischer Einsatz
  • TE: Verkehrsunfall
• Fachbereich: Überprüfung Mannschaft
  • Erste Hilfe Kurs

• Die Reiter Stammdaten, Material, Teilnehmer etc. werden wie gewohnt ausgefüllt.
• Wichtig: Die Veranstaltung darf nicht als Hauptveranstaltung deklariert werden! Die Laufzettel Themen werden nicht in die Nebenveranstaltungen mit übernommen.
• Im Reiter Laufzettel klicken wir auf den Button Laufzettel-Inhalt hinzufügen Jetzt können wir Themen des Laufzettels hinzufügen, welche in der Veranstaltung behandelt wurden.
• Mittels der Checkboxen werden diese Themen gewählt und im nächsten Schritt muss die Dauer der einzelnen Themen in min angegeben werden.
• Mit dem Button speichern & eintragen wird die nächste Ansicht geöffnet in welcher angezeigt wird für welche Personen diese Themen angerechnet werden.
• Anmerkung: Mit dem Button Laufzettel-Inhalt eintragen im Reiter Laufzettel der Veranstaltung kann für ein nachträglich hinzugefügtes Mitglied die Themen eingetragen werden.

Gemeinsame Ausbildung mit mehreren Dienststellen

• Eine gemeinsame Ausbildung mit Personen externer Dienststellen ist möglich.
• Diese Personen müssen in der von der Feuerwehr angelegten Veranstaltung hinzugefügt werden.
• Die in der Veranstaltung definierten Themen des Laufzettels werden auch bei Personen von externen Dienststellen eingetragen.
• Die Erstellung einer eigenen Veranstaltung ist für die externen Dienststellen somit nicht nötig.
• Da aufgrund der DSGVO in den Leistungen einer Person für externe Dienststellen nicht ersichtlich ist bei welcher Veranstaltung Themen behandelt wurden, gibt es den Excel Export.

Berücksichtigung bereits vorhandener Kenntnisse aufgrund eines Jugend Leistungsabzeichens

• Handelt es sich beim dem Mitglied um ein Jugendmitglied so ist es möglich, dass bestimmte Themen im Laufzettel angerechnet werden können.
• Vorraussetzung dafür ist, dass das Jugendmitglied das FjLA Gold und das FjWtLA Gold erfolgreich abgeschlossen hat.
• Ist dies der Fall, dann werden Themen im Laufzettel automatisch angerechnet.
  • Ausgeführt wird diese Eintragung durch syBOS selbst (Jede Stunde wird dies überprüft)
  • Erkennen kann man dies im Laufzettel, wenn folgende Begrifflichkeit unterhalb des Themas eingetragen ist "Ebene: Feuerwehr (Aktiv, Jugend)"
  • Themen mit "Ebene: Feuerwehr (Aktiv)" können erst im Aktivstand des Mitgliedes eingetragen werden.

Abschluss Laufzettel

• Wurden alle Themen eines Laufzettels behandelt so wird dieser Automatisch abgeschlossen.
  • Dieser Automatismus wird einmal alle 24 Stunden ausgeführt.
• Dabei wird auch das das Zertifikat Grundausbildung(Truppmannausb.) bei der Person angelegt.

Laufzettel-Druck und Export eines Laufzettels

Excel Export des Laufzettels

• Wenn wir uns in den Stammdaten im Reiter Laufzettel der Person befinden können wir unter Funktion wählen folgende Punkte auswählen:
  • Laufzettel-Druck
    • Mit dieser Funktion ist es möglich den Laufzettel auszudrucken.
  • Export Excel
    • Mit dieser Funktion wird eine Excel Liste erstellt in welcher genauere Daten zu der Ausbildung der Person vermerkt sind.
    • Dabei ersichtlich ist ob die Ausbildung in Folge eines Leistungsabzeicher oder einer Veranstaltung eingetragen wurde.
    • Weiters ist das Datum der Eintragung bzw. die Bezeichnung der Veranstaltung eingetragen.
    • Der Durchführungsort ist auch vermerkt.

Listen-Druck

Excel File für den Laufzettel

• Um einen besseren Überblick über alle Laufzettel und die abgeschlossenen Themen zu erhalten gibt es einen Listen-Druck.
• Dazu im Reiter Personal unter Personal-Liste das Symbol Funktion wählen anklicken.
• In der Dropdownliste Listen-Druck wählen und in dem sich neu öffnenden Fenster die Liste Laufzettel-Matrix auswählen.
• Den richtigen Laufzettel "Grundausbildung (Truppmannausb.) auswählen und fortfahren klicken.
• Nun wird ein Excel File generiert und kann gespeichert werden.

Listen-Druck Laufzettel Matrix auf Bezirksebene

• Um eine Übersicht bei z.B. einem Grundlehrgang auf Bezirksebene zu erhalten klicken wir auf den Hauptpunkt Lehrgänge und nochmal Lehrgänge
• Im nächsten Schritt sucht man den betroffenen Lehrgang und öffnet diesen.
• Sobald man sich in den Stammdaten befindet klicken wir auf Funktion wählen, auf Kommunikation und dann auf Laufzettel-Matrix
• Im dem sich öffnenden Fenster generiert man das Excel File und kann es abspeichern.

FAQ

Auswahl an Fragen, welche bei dem Webinar vom 18.11.2020 gestellt wurden.

• F: Gibt es eine Massenanlagefunktion, sprich Laufzettel anlegen für mehrere Mitglieder gleichzeitig?
  • A: Eine Massenanlage ist nicht möglich. Der Laufzettel muss bei jeder Person einzeln angelegt werden.

• F: Muss ich immer die Vorlage "SO-Grundausbildung" auswählen um Themen in den Laufzettel eintragen zu können?
  • A: Es können auch andere Vorlagen gewählt werden. Eine Übersicht dazu findet man unter Eintragen des Ausbildungs Fortschrittes

• F: Gibt es eine Funktion um eine Eintragung in den Laufzettel rückgängig zu machen?
  • A: Dafür gibt es in syBOS keine Funktion. Sollte dennoch ein solcher Fall auftreten, bitte eine Support-Ticket anlegen.

• F: Werden die Eintragungen im Laufzettel gelöscht, wenn ich z.B. die Veranstaltung lösche?
  • A: Die Eintragungen im Laufzettel bleiben erhalten.

• F: Kann nachvollzogen werden, wer die Eintragung in den Laufzettel vorgenommen hat bzw. in welcher Veranstaltung dies geschah?
  • A: Ja, in der Veranstaltung. Über den Excel Export des Laufzettels kann die Veranstaltung herausgefunden werden, in welcher das jeweilige Thema eingetragen wurde bzw. von wem.

• F: Gibt es eine Stelle an der ersichtlich ist, wieviele Minuten für ein gewisses Thema noch fehlen?
  • A: Ja, im Laufzettel der Person ersichtlich. Stammdaten -> Reiter Laufzettel -> Laufzettel anklicken.

• F: Wenn in der Veranstaltung für ein Thema 90 Minuten eingetragen werden, ein Teilnehmer jedoch nur 45 Minuten anwesend ist. Wie kann ich dies anrechnen lassen?
  • A: Die Zeitangabe für ein Themengebiet kann man nur einmal in der Veranstaltung eingeben. Das heißt ein Teilnehmer hat bei diesem Themengebiet entweder teilgenommen oder nicht teilgenommen. Unterscheidung der Teilnahmezeit pro Teilnehmer ist nicht möglich.
  • Einzige Möglichkeit dies abzubilden wäre, eine zweite Veranstaltung für diese Person anzulegen und das Themengebiet sowie die anwesende Zeit einzutragen.

• F: Muss der Laufzettel zum Schluss durch eine befugte Person abgeschlossen werden?
  • A: Der Laufzettel wird durch einen Automatismus abgeschlossen, wenn alle Themen erfüllt wurden.