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Das Anlegen eines neuen Feuerwehrmitgliedes stellt einen wichtigen Teil des täglichen Geschäftes der Feuerwehren dar. Dieser Prozess wurde mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) überarbeitet, um diesen rechtlich korrekt abwickeln zu können.

Ist das neu aufzunehmende Mitglied bereits bei einer anderen Feuerwehr und möchte die Mitgliedschaft bei dieser beenden, kann der Übertritt mit dem Personal-Assistent durchgeführt werden. Der Personal-Assistent kann ebenfalls dazu verwendet werden, um ein Mitglied für eine andere Feuerwehr einsatzberechtigt zu stellen.

Antrag anlegen

Unter Personal → Anträge öffnen.
Mit Klick auf das grüne Plus links oben, einen neuen Antrag erstellen.
- Bei der Kategorie-Auswahl Mitgliedschaften auswählen.
- Bei der Art des Antrages, kann nun zwischen AKTIV/RESERVE und JUGEND unterschieden werden.
- Dienststelle auswählen, für die das Mitglied angelegt werden soll.
Antrag anlegen auswählen und Popup-Meldung mit OK bestätigen.
Nachfolgendes Fenster, mit den Daten des neuen Mitgliedes ausfüllen (alle Felder mit einem Rufzeichen sind Pflichtfelder!).
Sollte das Mitglied lediglich eine ausländische SV-Nummer haben, ist diese einzutragen.

Formular für Jugendmitglieder ausfüllen

Daten für die Zustimmungserklärung: Hier werden die Daten des neuen Jugendfeuerwehrmitgliedes eingetragen.
- Mitgliedschaft: Hier Jugend auswählen.
Daten des Obsorgeberechtigten: Diese Daten können z.B. von einem Elternteil des Kindes sein (die eingegebenen Daten, werden nur für das Formular benötigt, es wird hier keine Adresse unter Kontakte angelegt!).
Einwilligungserklärung: Sobald alle Felder richtig ausgefüllt sind, kann man sich mit speichern & drucken die Einwilligungserklärung erstellen, vom Obsorgeberechtigten unterschreiben lassen und diese dann hochladen (das Dokument ist anschließend beim Mitglied unter dem Reiter Dokumente zu finden.
Daten für das neue Mitglied
- Dienstgrad Jugendfeuerwehrmitglied auswählen.
- Die Zuordnung zum Hilfssäckel einstellen
- Geburtsdatum des Jugendlichen eintragen
- Sozialversicherungsnummer in 10 stelliger Form eintragen z.B. 1234 TTMMJJJJ
- Am unteren Ende kann noch ein Bild hochgeladen werden.
  - Wird hier ein Foto hochgeladen, so wird dies bereits auf dem provisorischen Dienstausweis aufgedruckt.
    - Bitte darauf achten, dass das Foto den Fotokriterien für die 4youCard entspricht. Somit muss dieses beim Antrag für den Dienstausweis nicht erneut hochgeladen werden.
  - Dieses Bild wird ebenfalls gleich im Personalstand bei der angelegten Person hinterlegt.

Formular für Aktive bzw. Reservemitglieder ausfüllen

Daten für die Zustimmungserklärung: Hier werden die Daten des neuen Feuerwehrmitgliedes eingetragen.
- Mitgliedschaft: Hier Aktiv oder Reserve auswählen.
DSGVO-Einwilligungserklärung: Sobald alle Felder richtig ausgefüllt sind, kann man mit speichern & drucken die DSGVO-Einwilligungserklärung erstellen. Diese vom neuen Feuerwehrmitglied unterschreiben lassen und dann im Antrag hochladen (erlaubte Dateiformate sind .pdf, .png und .jpeg). Das Dokument ist anschließend beim Mitglied unter dem Reiter Dokumente zu finden.
Daten für das neue Mitglied
- Dienstgrad Probefeuerwehrmann oder Feuerwehrmann auswählen.
- Die Zuordnung zum Hilfssäckel einstellen
- Geburtsdatum eintragen
- Sozialversicherungsnummer in 10 stelliger Form eintragen z.B. 1234 TTMMJJJJ
- Am unteren Ende kann noch ein Bild hochgeladen werden.
  - Wird hier ein Foto hochgeladen, so wird dies bereits auf dem provisorischen Dienstausweis aufgedruckt.

Antrag weiterleiten

Nachdem alle Daten richtig eingegeben wurden, können der Feuerwehrkommandant, der 1. oder 2. Stellvertreter des Feuerwehrkommandanten sowie der Schriftführer den Antrag weiterleiten. Nachdem ein Antrag weitergeleitet wurde, ist dieser automatisch genehmigt und das Mitglied scheint sofort in der Personalliste auf.
Zum weiterleiten eines Antrages scheint links neben diesem das "Weiterleitungs-Symbol" auf.

Provisorischen Dienstausweis drucken

Wurde der Antrag erfolgreich weitergeleitet, kann über den Button Drucken, ein provisorische Dienstausweis gedruckt werden.

Folgeantrag für die 4youCard

Nach dem abgeschlossenen Antrag für ein neues Feuerwehrjugend-Mitglied wird automatisch nach wenigen Minuten ein Antrag für die "4youCard Feuerwehr" erzeugt.
Die Entscheidung ob eine 4youCard oder 4youCard Junior ausgestellt wird erfolgt automatisch aufgrund des Alters.
Wie der erstellte Antrag bearbeitet werden kann wird im entsprechenden Wiki-Eintrag dazu beschrieben.
Die Ausstellung der 4youCard erfolgt direkt durch die Jugendservice-Stelle des Landes OÖ. Die genehmigten 4youCard-Anträge werden alle zwei Wochen ausgestellt.