Voraussetzungen für Lehrgangsanmeldung  definieren

Um sich für manche Lehrgänge anmelden zu können, sind laut Richtline für diese, bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen. Um diese Abfragen bei der Anmeldung eines Mitgliedes prüfen zu können, gibt es diverse Möglichkeiten, die in einer Lehrgangs-Vorlage definiert werden können. In dieser Anleitung, wird das am Beispiel des Grundlehrganges vorgezeigt.

Neue Vorlage anlegen

• Um die Voraussetzungen zu definieren, muss eine dazugehörige Vorlage angelegt werden/sein. Hierzu gibt es z.B. beim Grundlehrgang die Möglichkeit, dass die Vorlage der Landes-Feuerschule verwendet werden kann. In dieser sind bereits die gültigen Voraussetzungen hinterlegt.
• Es kann aber auch eine eigene Vorlage erstellt werden. Dazu über Lehrgänge → Lehrgangs-Vorlage einsteigen.
• Links oben auf das grüne Plus klicken.
• 001 Grundlehrgang als Lehrgangsart auswählen.
  • Zur Info: Ein Lehrgang basiert auf einer Vorlage. In dieser Vorlage, können von der austragenden Stelle, diverse Anpassungen durchgeführt werden. Eine Lehrgangs-Vorlage wiederum, basiert auf einer Lehrgangsart. In diesen Lehrgangsarten, sind bestimmte Daten, Abschlüsse etc. hinterlegt, welche von der Landes-Feuerwehrschule vorgegeben werden.
• Nach dem auswählen, wird die Vorlage bereits geöffnet.
  • Hier können noch grundlegende Stammdaten wie BFKDT/AFKDT, Lehrgangsleiter etc. eingetragen werden. Bei Stammdaten 2, muss eine Art der Anmeldung definiert werden. Meist reicht hier nur syBOS-intern aus.
  • Mit einem Klick auf speichern, kommen noch weitere Registerkarten, unter anderem auch die der Voraussetzungen, hinzu.
    • Bei der Registerkarte Voraussetzungen allgemein, können generelle Angaben zur Prüfung eingetragen werden.
      • Beim Prüfprogramm LFS-V Grundlehrgang, werden bereits folgende Anforderungen geprüft: Mitglied Mindestalter 16,5 Jahre. Wenn jünger als 17 Jahre, dann Gesamtdauer der Mitgliedschaft 2,5 Jahre, und aktive Mitgliedschaft mindestens 0,5 Jahre. Wenn älter als 17, dann mindestens 1 Jahr aktive Mitgliedschaft. Zur Info: Prüfprogramme sind hartkodiert im syBOS.
    • Die Registerkarte Voraussetzungen Anmeldung 1 beinhaltet Lehrgangsarten und Abschlüsse, die geprüft werden können.
    • Die Registerkarte Voraussetzungen Anmeldung 2 prüft auf Gruppen (Mitgliedschaften, Einheiten, Funktionen,...)
    • Die Registerkarte Voraussetzungen Anmeldung 3 bietet die Möglichkeit, auf Gruppen, Überprüfungen, etc. zu prüfen.
  • Es ist ebenfalls möglich, mehrere Kriterien zu verbinden. So sollte z.B. bei der Anmeldung 2 für den Grundlehrgang geprüft werden, ob die Zustimmungserklärung für die DSGVO hochgeladen ist. Dafür müssen zwei Einträge hinzugefügt werden, einmal die DSGVO Zustimmungserklärung und die DSGVO Zustimmungserklärung (J). Diese beiden Einträge, können jetzt sozusagen mit dem Set Feld verknüpft werden. Trägt man bei beiden Einträgen bei Set eine 1 ein, so werden diese mit einer UND-Bedingung verknüpft. Das bedeutet, es muss sowohl der erste Eintrag und der zweite erfüllt sein. Trägt man hingegen zwei verschiedene Nummern bei Set ein, zum Beispiel 1 und 2, so entsteht eine ODER-Verknüpfung. Das bedeutet dann, es muss entweder der erste oder der zweite Eintrag erfüllt sein.
• Hat man alle Felder wunschgemäß ausgefüllt, kann man nun den gewünschten Lehrgang, basierend auf der erstellten Vorlage anlegen.

Platzhalter für Bestätigung definieren

• Damit im PDF die richtigen Daten angezeigt werden, gibt es zum Teil eigene Platzhalter. Diese Platzhalter können bereits in der dazugehörigen Lehrgangsvorlage angepasst werden. Somit werden diese Daten, dann auf die Lehrgänge übernommen.
• Zum Anpassen über Lehrgänge → Lehrgangs-Vorlage einsteigen.
• Die gewünschte Vorlage auswählen bzw. neue erstellen, wenn noch keine vorhanden.
• In der Vorlage zur Registerkarte Ausdruck wechseln.
• Hier können folgende Platzhalter verwendet werden:

• Platzhalter	Beispiel	Beschreibung
  DS_DIENSTGRAD	Oberbrandrat, Brandrat	Dienstgrad des Bezirks- bzw. Abschnittskommandanten angeben
  DS_FUNKTION	Bezirks-Feuerwehrkommandant, Abschnitts-Feuerwehrkommandant	Hiermit kann die Funktion der auf der rechten Seite angegeben Person eingetragen werden, z.B. Abschnitts-Feuerwehrkommandant.
  DS_NAME	Max Mustermann	Name des Bezirks- bzw. Abschnittsfeuerwehrkommandanten
  PM_ERFOLG	y/n	Note des Teilnehmers auf die Bestätigung aufdrucken.
  PM_VORDRUCK	y/n	Wird die Teilnahmebestätigung auf vorgedrucktes Papier gedruckt?
  LGL_DIENSTGRAD	Hauptamtswalter, Oberamtswalter	Dienstgrad des Lehrgangsleiters
  LGL_NAME	Max Mustermann	Name des Lehrgangsleiters
  ZERTIFIKATSTITEL	Zertifikat, Lehrgangsbestätigung	Überschrift auf dem Diplom
  AM_ANDER	y/n	"an der" statt "am"

• Über das Drop-Down-Menü der Grafik Platzhalter, bei Grafik Platzhalter 1 und Grafik Platzhalter 3 können ebenfalls wieder die Unterschriften aufgedruckt werden, sofern dies gewünscht ist.
• Bei Grafik Platzhalter 2 kann anstatt des Rundsiegels des Landes-Feuerwehrverbandes ein eigenes Logo verwendet werden. Wird dieser Platzhalter leer gelassen so wird das Rundsiegel des Verbandes automatisch aufgedruckt

Teilnahmebestätigung drucken

• Über Funktion wählen → Ausdrucke und Exporte → Ausdruck ist es dann möglich, die Bestätigungen zu drucken.
• Bei Vorlage das Template LG – ZF | LVA-Bestätigung (2.0.0 OÖ) auswählen.
• Alle weiteren Felder wie gewünscht ausfüllen.

Neuen Lehrgang anlegen

• Zum Anlegen eines Lehrganges links oben auf das grüne Plus klicken.
• Die Vorlage auswählen, auf der der Lehrgang basiert.
• Anschließend öffnen sich die Stammdaten des Lehrganges. Diese wie gewünscht ausfüllen und speichern (Datum, Uhrzeit etc.).

Automatische E-Mails etc.

• Die automatische E-Mailbestätigung bei der Anmeldung eines Teilnehmers für einen Lehrgang, ist zurzeit nur bei Lehrgängen der Landes-Feuerwehrschule möglich.
• Eine Erweiterung der Funktion für die Lehrgänge auf Bezirksebene ist bereits in Planung bzw. in Arbeit.

Bezirksstatistik erstellen

• Um für den eigenen Bezirk eine Statistik über die besuchten Lehrgänge zu erhalten muss man folgenden Export ausführen.
• Zu finden unter Portal -> Statistik -> Personal-Statistik
• In dem sich öffnenden Fenster Jahresstatistik wählen.
• Im weiteren Schritt beim "Export - Personal Jahresstatistik" den Zeit Bereich wählen, sowie die Checkboxen "Lehrgangsteilnahmen" und "Zertifikate" anhaken.

Lehrgang - Modulprüfung Truppführer

In diesem Artikel wird die Anlage eines Lehrganges für die Modulprüfungen (Truppführerausbildung) erklärt. Diese Erklärung richtet sich an Funktionäre des austragenden Abschnittes bzw. Bezirkes.

• Wir empfehlen für jede Modulprüfung einen eigenen Lehrgang anzulegen.
  • Dadurch können die Eintragungen übersichtlicher durchgeführt werden.
  • Zusätzlich wird der Verwaltungsaufwand im Falle einer Fehleintragung minimiert.

Anlegen des Lehrganges

• Im syBOS Menü unter dem Hauptpunkt "Lehrgänge" -> "Lehrgänge" einsteigen.
• Zum Anlegen eines Lehrganges links oben auf das grüne Plus klicken.
• Die Vorlage "199 Truppführer-Prüfung" auswählen.
• Anschließend öffnen sich die Stammdaten des Lehrganges. Diese wie gewünscht ausfüllen und speichern (Datum, Uhrzeit etc.).

Konfiguration des Lehrganges

• Wurde der Lehrgang das erste Mal gespeichert so erscheinen die weiteren Reiterkategorien.
• Im Reiter "Laufzettel" kann nun die Modulprüfung ausgewählt werden.
• Dazu auf den Button "Laufzettel-Inhalt hinzufügen" klicken.
• In dem sich öffnenden Fenster den Filter auf "Truppführer-Ausbildung (erw. Grundausbildung)" einstellen. Es kann im Anschluss auch noch der zweite Filter auf "Prüfung" eingestellt werden.
• Nun sind die verfügbaren Modulprüfungen ersichtlich können ausgewählt werden.
• Mit klick auf fortfahren muss im nächsten Fenster beim Feld "Dauer [min]:" mindestens eine Minute eingetragen werden.
• Danach auf "speichern" klicken und die Konfiguration ist abgeschlossen.
• ACHTUNG: Der Button "speichern & eintragen" sollte erst nach Durchführung der Prüfungen gedrückt werden. (Damit nicht irrtümlich am Anfang schon die Eintragungen getätigt werden.)

Falsch eingetragene Modulprüfung entfernen

• Sollte es passieren, dass eine Modulprüfung fälschlicherweise eingetragen wird so können diese folgendermaßen wieder entfernt werden:
  • Fall 1: Entfernen der betroffenen Person aus dem Lehrgang. (Dadurch wird die Eintragung in dessen Laufzettel entfernt) Danach kann die Person wieder hinzugefügt werden.
  • Fall 2: Wurde die falsche Modulprüfung konfiguriert und eingetragen, so kann im Reiter Laufzettel des Lehrganges die Modulprüfung entfernt werden. (Die Eintragung der Modulprüfung wird bei allen Personen entfernt)